Учет затрат на личные телефонные переговоры работников

Тематики: Особенности налогообложения в конкретных хозяйственных ситуациях

Как оформлять суммы междугородных личных телефонных переговоров сотрудника с телефона офиса? Как при этом учитывается налог на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН? Можно ли вообще нигде не отражать эти суммы переговоров?

Налог на прибыль организаций

В соответствии с п. 25 ст. 264 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходы на телефонную связь признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией.

П. 1 ст. 252 НК РФ установлено, что расходами признаются только обоснованные (экономически оправданные) затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Личные телефонные переговоры работников организации не связаны с деятельностью, направленной на получение организацией дохода, и не являются экономическими оправданными.

Поэтому расходы на оплату личных междугородных телефонных переговоров работников для целей налогообложения прибыли не учитываются.

Как правило, чтобы определить, какую часть расходов на оплату междугородной связи налогоплательщик вправе учесть для целей налогообложения прибыли, налоговики при проверке требуют представить расшифровки сделанных звонков.

Для документального подтверждения производственного характера разговора могут быть использованы такие документы, как: счет телефонной станции, расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом (письмо МНС РФ от 22.05.2000 г. № ВГ-9-02/174).

Если Вы решите никак не выделять стоимость личных телефонных переговоров работников в общей сумме счета за услуги междугородной связи и учитывать полную сумму затрат на услуги связи для целей налогообложения прибыли, то вполне возможно, что налоговики, затребовав расшифровку звонков, доначислят Вам налог на прибыль на суммы личных телефонных переговоров работников.

Арбитражные суды склоняются то на сторону налогоплательщиков, утверждая, что именно налоговые органы должны доказать непроизводственный характер расходов на переговоры, то на сторону налоговиков, указывая, что налогоплательщик обязан представить доказательства производственной направленности расходов на телефонную связь (в частности, представив детализированный счет за переговоры).

Поэтому однозначно предсказать исход судебного разбирательства в данном случае невозможно.

Чтобы Вам было проще определить, какие именно звонки работники совершают для своих личных нужд, можно завести журнал, в котором работники, совершающие личные звонки, будут указывать дату, номер абонента, продолжительность вызова и свою фамилию.

Отметим, что налоговые органы считают, что если работники возмещают организации расходы по оплате междугородных звонков, произведенных работником для личных нужд, то сумма возмещения не учитывается в составе доходов организации (письмо УМНС по г. Москве от 14.10.2003 г. № 26-12/57614).

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории Российской Федерации в отношении:

1) товаров (работ, услуг), а также имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения;

2) товаров (работ, услуг), приобретаемых для перепродажи.

В соответствии с п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения НДС признаются следующие операции:

1) реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, а также передача имущественных прав (в том числе на безвозмездной основе);

2) передача на территории Российской Федерации товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций;

3) выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления;

4) ввоз товаров на таможенную территорию Российской Федерации.

Следовательно, так как приобретение услуг междугородной связи для личных нужд работников не связано с осуществлением операций, признаваемых объектом налогообложения, НДС по услугам междугородной связи принимается к вычету только в части, относящейся к стоимости разговоров производственного характера.

НДС по услугам междугородной связи для личных нужд работников к вычету не принимается.

Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией услуг признается возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу.

Услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).

То есть услуга в силу отсутствия у нее материального результата не может быть перепродана, «переоказана».

Поэтому если работники возмещают организации затраты на личные телефонные переговоры, то это не означает, что организация реализует своим работникам услуги связи, так как в данном случае услуги связи оказывает непосредственно оператор связи, а организация лишь получает возмещение своих затрат, понесенных по вине работника.

Следовательно, суммы возмещения не являются объектом налогообложения НДС.

Налог на доходы физических лиц

Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

В соответствии с п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, оплата счетов за междугородные переговоры за счет средств организации включается в налогооблагаемый доход физического лица-работника.

Единый социальный налог

Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения по ЕСН для лиц, производящих выплаты физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

При определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (п. 1 ст. 237 НК РФ).

В то же время указанные выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Так как суммы оплаты междугородных телефонных переговоров, произведенных работником для личных нужд, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, то начислять ЕСН на такие суммы не нужно.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Учет затрат на личные телефонные переговоры работников

Еще по теме: