Дата в проездном билете не совпадает с датой командировки: налогообложение возмещения расходов по такой командировке

Тематики: Налог на прибыль организаций, НДС, НДФЛ, Страховые взносы, Трудовые отношения

(Письмо Минфина РФ от 14.02.2022 № 03-04-06/9883)

В комментируемом письме Минфин РФ рассмотрел вопрос налогообложения сумм возмещения расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если организация направляет в командировку своего работника для выполнения служебного задания. При этом работник после окончания командировки остается в месте командирования или прибывает в место командирования раньше установленной в приказе о командировании даты для проведения очередного отпуска. То есть дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки.

Трудовые отношения

Выходные дни и нерабочие праздничные дни – это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение).

Согласно п. 3 Положения, работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и др.) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия в место постоянной работы (п. 4 Положения).

Налог на доходы физических лиц (далее – НДФЛ)

Не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая направление в служебную командировку (п. 1 ст. 217 НК РФ).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Страховые взносы

Объектом и базой для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (п.п. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ).

Не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных законодательством норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п.п. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

При оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Таким образом, если дата начала (окончания) командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой отправления транспортного средства, указанной в проездном документе (датой прибытия командированного работника в место постоянной работы), то оплата организацией проезда работника к месту командировки (обратно к месту работы) не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой, и облагается страховыми взносами как выплата в рамках трудовых отношений.

Налог на прибыль организаций

В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В ситуации, когда работник после выполнения служебного поручения не возвращается к месту постоянной работы, а из места командировки направляется в отпуск, днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском.

Таким образом, в случае, если работник организации после окончания командировки остается в указанном месте для проведения отпуска, откуда позднее возвращается в место постоянной работы, расходы по оплате проезда работника к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, так как организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки.

Следовательно, налогоплательщик не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Налог на добавленную стоимость (далее – НДС)

Суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) на территории РФ, подлежат вычетам при использовании этих товаров (работ, услуг, имущественных прав) в операциях, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав) после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, принимаются к вычету при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При этом в соответствии с п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения суммы НДС, предъявляемой к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Таким образом, при соблюдении вышеуказанных условий суммы НДС, уплаченные организацией по расходам по проезду работника к месту служебной командировки и обратно, учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций, принимаются к вычету при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет.

Распечатать статью

В новом номере журнала: