Дистанционная работа: на что обратить внимание

Пандемия и долгая самоизоляция привели к тому, что дистанционная работа для многих организаций стала нормой.

Конечно, нельзя заменить работника «ручного труда» в таких отраслях экономики, как производство, сельское хозяйство, строительство.

Однако в ряде случаев перевести сотрудников на дистанционный режим работы возможно, а, кроме того, выгодно как для работодателя, так и для работника: снижаются затраты на аренду офиса, работник может работать из любой точки мира, работник более продуктивно может планировать свое рабочее время, отсутствуют неформальные контакты между сотрудниками.

В статье расскажем:

– как принять и уволить дистанционного работника;

– как организовать труд дистанционного работника;

– приведем официальные мнения по сложным вопросам работы дистанционного работника.

Определение дистанционной работы

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя.

Трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ).

Основным условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей (интернет), и прочих сетей связи общего пользования: Viber, WhatsApp, электронной почты (e-mail), облачных сервисов.

Прием на работу дистанционного работника

Обязательными для включения в трудовой договор являются условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ:

– персональные данные работника и работодателя,

– место и время заключения трудового договора,

– место работы (место нахождения работодателя),

– трудовая функция (с обязательным указанием условия о выполнении трудовой функции дистанционно),

– дата начала работы,

– условия оплаты труда,

– режим рабочего времени и времени отдыха,

– срок, в течение которого будет осуществляться дистанционная работа (выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно).

При необходимости в трудовой договор можно внести условия о форме, порядке и сроках осуществления взаимодействия дистанционного работника и работодателя в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, о передаче результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя и другие условия.

Обратите внимание, что в трудовой договор с дистанционным работником нельзя включать условие о посещении работодателем работника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (Письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

В случае, если ранее работник работал по месту нахождения работодателя, то есть не дистанционно, и впоследствии принято решение о выполнении таким работником трудовой функции дистанционно, то с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором описываются все необходимые условия, характерные для дистанционной работы.

Трудовой договор, предусматривающий выполнение работником трудовой функции дистанционно, может заключаться:

1) путем обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронными документами.

При заключении (внесении изменений, расторжении) трудового договора и дополнительных соглашений к нему в электронном виде используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) электронная подпись работника (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмен документами возможен через портал «Госуслуги» или портал «Работа в России».

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами паспорт, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, СНИЛС и другие документы могут быть предъявлены работодателю в форме электронных документов. По требованию работодателя работник обязан представить нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе;

2) в письменной форме (ст. 68 ТК РФ).

В этом случае трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

При оформлении документов на бумажном носителе обмениваться ими работник и работодатель могут путем направления их по почте.

Ознакомление с локальными нормативными актами организации

С локальными нормативными актами, приказами работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, либо путем обмена электронными документами.

Организация труда дистанционного работника

Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ).

Факт передачи работнику необходимого для работы оборудования можно оформить актом приема-передачи.

Дистанционный работник вправе с согласия работодателя использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства.

При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование таких средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размер возмещения указанных расходов могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом (приказом, распоряжением и т.п.), трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Условие о выплате компенсации за использование личного оборудования и связанных с этим расходов, может быть определено:

– в виде выплаты фиксированной суммы,

– процента от соответствующих расходов,

– сумм пропорционально времени использования оборудования.

Режим труда и отдыха

Если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Отпуска

ТК РФ не предусматривает каких-либо особенностей при предоставлении отпусков дистанционным работникам.

Так же как и для других сотрудников, работодатель утверждает график отпусков.

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель извещает работника о времени начала отпуска.

Заработная плата

Дистанционному работнику выплачивается заработная плата на том же уровне, как и работникам, которые работают целый день в стационарных условиях.

Заработная плата работнику устанавливается в соответствии с трудовым договором.

Увольнение дистанционного работника

В соответствии со ст. 312.8 ТК РФ дистанционного работника можно уволить:

– по общим основаниям, определенным ТК РФ,

– в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях,

– по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (указанный срок может быть более длительным, если это предусмотрено порядком взаимодействия работодателя и работника).

Ко времени взаимодействия работника и работодателя относятся обмен с помощью электронных документов, программно-технических средств, иных средств связи, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Несчастный случай на производстве

ТК РФ не установлен особый порядок признания полученной травмы несчастным случаем на производстве для работников, трудящихся дистанционно (Письмо Роструда от 21.02.2022 № ПГ/03162-6-1).

Полученная дистанционным работником травма может быть квалифицирована как несчастный случай на производстве. Работодатель обязан провести расследование несчастного случая и на основании материалов расследования принять решение о признании травмы работника несчастным случаем на производстве.

Заключение трудового договора о дистанционной работе с иностранными гражданами для осуществления трудовой деятельности за пределами РФ

ТК РФ не предусматривает возможности заключения трудового договора о дистанционной работе с работником, постоянно проживающим на территории другого государства. Порядок вступления в трудовые отношения и осуществление постоянной трудовой деятельности за пределами РФ регулируются законодательством того государства, в котором работник намеревается данную деятельность осуществлять. В случае привлечения иностранных работников для постоянной работы за рубежом нормы трудового законодательства РФ не применяются (Письмо Минтруда РФ от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848).

Налогообложение компенсаций, выплачиваемых дистанционным работникам в связи с использованием ими оборудования для выполнения трудовой функции

Суммы компенсаций расходов, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих дистанционным работникам либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Организация вправе учитывать в составе расходов для целей налога на прибыль организаций суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями ст. 312.6 ТК РФ.

При этом для целей НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль организаций размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования, услуг связи для целей трудовой деятельности.

Кроме того, организация должна располагать копиями документов как подтверждающих приобретение или аренду оборудования работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (оплату работником электроэнергии, услуг связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции и др.) (Письмо Минфина РФ от 11.01.2022 № 03-04-06/263).

Инструктаж по охране труда с дистанционными работниками

Работодатель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами в случае их рекомендации или предоставления.

В остальных случаях положения, связанные с проведением инструктажей по охране труда и обучения по охране труда, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2021 № 15-2/ООГ-493).

Распечатать статью

В новом номере журнала: