Что необходимо знать о машиночитаемой доверенности

Тематики: Хозяйственная деятельность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный документ, который заменяет традиционную бумажную доверенность и устраняет необходимость в физическом контакте между сторонами.

В № 35 «АБ–Экспресс» за 2023 год мы уже знакомили читателей с основной информацией, которую необходимо знать при использовании МЧД.

В данной публикации представлены разъяснения налоговой службы о машиночитаемой доверенности.

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность на подписание электронных документов или совершение действий.

Доверенность формируется в виде структурированного XML-файла, который может быть прочитан программой.

Машиночитаемая доверенность автоматизирует проверку переданных полномочий, если соблюдены следующие условия:

полномочия в МЧД выбраны из специального справочника.

При формировании машиночитаемой доверенности полномочия сотрудника выбираются из единого справочника – классификатора полномочий. Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры России.

В классификаторе каждое полномочие имеет свой идентификационный номер, наименование и дату ее включения в справочник. Это позволяет быстро определять полномочия сотрудника и корректно отображать их в МЧД;

документ, подписанный на основании МЧД, также структурирован и содержит элементы, которые содержит МЧД.

Например, сотруднику в МЧД даны полномочия на подписание договора на сумму не более, чем 1 млн рублей. Для автоматического сравнения в документе должно быть специальное поле с указанием валюты и суммы договора.

Как появилась МЧД?

В 2020 году началась реформа электронной подписи в России. В результате этой реформы удостоверяющие центры больше не выдают «сертификат подписи сотрудника компании».

Вместо него с 1 сентября 2023 года для подписания документов сотруднику компании необходимо применять собственный сертификат электронной подписи, выданный ему, как физическому лицу.

МЧД появилась как ответ на вопрос: «А как же связать документ, подписанный физическим лицом и его полномочиями на подписание?»

Не стоит забывать, что с помощью сертификата электронной подписи можно войти в личный кабинет на каком-нибудь портале, например, в Личный кабинет налогоплательщика.

МЧД служит для подтверждения полномочий представителя и на вход в личный кабинет представляемого, и на просмотр в нем определенной информации, и на выполнение определенных действий.

Для генерального директора или иного лица, кто может работать и подписывать электронные документы без доверенности, в этом плане ничего не изменилось – в сертификате также, как и раньше, указывается – от имени какой компании он действует и МЧД ему не нужна.

Как сформировать МЧД

МЧД – это структурированный документ в XML-форма-те и сделать его собственноручно, без специального сервиса, сложно.

Чтобы облегчить эту задачу, компании, которые предоставляют услуги по работе с электронными подписями и документами (в первую очередь, разработчики бухгалтерских программ и операторы электронного документооборота), предусмотрели специальные сервисы.

Обычно подобные сервисы интегрированы в программы, где ведется учет деятельности компании.

Если Вы не смогли найти удобный сервис у коммерческой компании, то всегда сможете создать МЧД бесплатно в сервисе ФНС России.

В большинстве случаев формировать доверенность необходимо по универсальному формату, который размещен на сайте ЕПГУ.

Если государственный орган определил для себя свой собственный формат МЧД (такое право есть у него по закону), то необходимо использовать его.

Что делать с МЧД

После того, как директор наделил сотрудника полномочиями, необходимо сообщить об этом контрагенту.

Существует два способа это сделать:

1) направить доверенность самостоятельно.

Этот вариант подходит для тех случаев, когда доверенность используется разово или в очень ограниченном временном промежутке или содержит узкие полномочия, например, только на подписание договоров.

В такой ситуации доверенность не нужна большому кругу контрагентов, а значит нет смысла затрачивать ресурсы на ее поиск в реестре ФНС России.

МЧД направляется вместе с пакетом документов, контрагент анализирует ее и документы и делает вывод о корректности подписания и полномочиях подписанта;

2) разместить доверенность в специальном хранилище, а контрагенту сообщить о том, где она лежит и как ее получить.

Вариант с хранением МЧД в какой-либо информационной системе подходит для случаев, когда доверитель хочет контролировать статус МЧД и иметь возможность оперативно отменить ее.

Если доверитель выбрал такой способ, то при направлении документа контрагенту нужно указать, где хранится доверенность, а также ее идентификаторы для получения.

Эту информацию можно поместить в сам документ или передать отдельно от него.

Где хранить МЧД

Список информационных систем, где можно хранить МЧД, определен в Постановлениях Правительства РФ № 223 и № 224 от 21.02.2022.

В указанный список входят:

ЕСИА портала «Госуслуги»,
информационная система аккредитованного удостоверяющего центра,

Список аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть на сайте Минцифры России.

информационная система аккредитованной доверенной третьей стороны,
информационная система оператора электронного документооборота,

Перечень операторов электронного документооборота можно посмотреть на сайте налоговой службы.

информационная система, в которой подписан и из которой направляется электронный документ,
информационная система федерального органа исполнительной власти.

Обратите внимание, что не все организации, которые указаны в списке, предоставляют подобный сервис.

У них есть право хранить МЧД, но нет обязанности создавать специальные хранилища.

Как доверителю отменить МЧД

Порядок отмены доверенности в бумажной или электронной формах определяет Гражданский кодекс РФ.

Для отмены МЧД нужно совершить следующие действия:

1) сформировать распоряжение на отмену;

2) подписать распоряжение квалифицированной электронной подписью лица, кто может работать без доверенности, например, генерального директора;

3) зарегистрировать распоряжение в специализированном реестре нотариальной палаты;

Если МЧД хранится в распределенном реестре ФНС России, то распоряжение на отмену МЧД достаточно загрузить туда же.

Распоряжение будет направлено в реестр нотариальной палаты автоматически;

4) действие МЧД будет отменено на следующий день после размещения распоряжения в реестре нотариальной палаты.

Обратите внимание, что при смене генерального директора у организации, МЧД отзывать необязательно – она продолжает действовать, ведь доверенность выдается организацией.