Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Порядок проведения

Тематики: Хозяйственная деятельность

(Приказ Минтруда РФ от 14.05.2020 г. № 240н «Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», зарегистрирован в Минюсте РФ 17.06.2020 г. № 58674)

В № 10 «АБ-Экспресс» был опубликован комментарий к Федеральному закону от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

С 28 июня 2020 года вступил в силу приказ Минтруда РФ от 14.05.2020 г. № 240н, которым утверждено Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.

Министерство на основании полученных от работодателей заявлений утверждает перечень работодателей — участников эксперимента.

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

1) ИНН организации;

2) основной вид деятельности;

3) штатная численность работников;

4) предварительная численность работников — участников эксперимента;

5) наличие профсоюзной организации (организаций);

6) место проведения эксперимента.

Непредставление указанной информации является основанием для невключения работодателя в перечень работодателей — участников эксперимента.

Дополнение перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в Министерство до 1 декабря 2020 года.

Рекомендуемая форма

Исключение из перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей — участников эксперимента, а также в случае несоблюдения работодателями — участниками эксперимента Положения.

Рекомендуемая форма

В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из перечня Министерство уведомляет работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента принятия данного решения.

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

Конкретная дата начала проведения эксперимента определяется работодателем — участником эксперимента самостоятельно.

Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.

Перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись, в отношении которых осуществляется эксперимент

Заявление
Согласие
Предложение
Соглашение
Коллективный договор
Обращение
Отказ
Трудовой договор
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Требование
Приглашение
Предупреждение
Приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора
Просьба
Уведомление
Сообщение
Локальный нормативный акт
График отпусков
График сменности
График работы на вахте
Отдельное соглашение к трудовому договору
Ознакомление
Распоряжение
Мотивированный письменный отказ
Извещение
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Ученический договор
Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
Объяснение
Обязательство
и другие в соответствии с нормами трудового законодательства РФ

Конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем — участником эксперимента самостоятельно.

До начала эксперимента работодатель должен осуществить мероприятия, предусмотренные ч. 2 ст. 5 Закона № 122-ФЗ.

А именно:

1) утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

2) определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;

4) формирует и утверждает список работников;

5) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такого представительного органа) принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

6) знакомит работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

7) подготавливает и обсуждает с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ (при необходимости);

8) в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

При планировании и проведении данных мероприятий следует учитывать представляемую работодателями — участниками эксперимента информацию о результатах проведения эксперимента и предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

Указанная информация предоставляется в сроки до 1 ав-густа 2020 г., до 1 декабря 2020 г. и до 2 апреля 2021 г.

В локальных нормативных актах, регламентирующих проведение эксперимента в организации, использование электронной подписи работодателем и работником, рекомендуется отражать следующие вопросы:

– перечень видов электронной подписи, применяемых при проведении эксперимента, порядок, способы хранения, проверки электронной подписи, порядок обеспечения работников электронной подписью;

– права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента;

– соблюдение режима рабочего времени при работе с электронными документами;

– обязанности и права работников (по видам электронных документов, по должностям, подразделениям (при наличии дифференциации обязанностей и прав по должностям и подразделениям) при работе с электронными документами: при разработке, согласовании, подписании, утверждении, ознакомлении, хранении, передаче, обмене, контроле, защите информации, работе с личными кабинетами (при наличии), других процедурах;

– порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

– обязанности работников по соблюдению правил безопасности работы с ключами электронной подписи в соответствии с законодательством РФ об электронных подписях, персональными компьютерами, мобильными устройствами, компьютерами общего пользования (при наличии);

– порядок хранения и уничтожения электронных документов;

– порядок направления работниками запросов работодателю на получение электронных документов удобным им способом;

– порядок предоставления электронных документов, связанных с работой, по запросам работников, уполномоченных органов и организаций, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), а также профессиональных союзов;

– порядок ознакомления работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

– обучение работников по вопросам проведения эксперимента;

– порядок разрешения спорных ситуаций;

– другие вопросы, связанные с проведением эксперимента.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий работодатель предоставляет органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, документы, связанные с работой, в электронном виде.

До начала проведения эксперимента в коллективный договор (при его наличии), в трудовые договоры или в приложения к трудовым договорам либо в отдельные соглашения между работниками и работодателями, заключаемые в письменной форме, включаются сведения и (или) условия, предусмотренные ч. 1 ст. 8 Закона № 122-ФЗ.

А именно:

1) предусмотренные законом права и обязанности работника и работодателя;

2) сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России»;

3) утвержденный работодателем перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых проводится эксперимент;

4) порядок и условия создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой;

5) сведения об электронных документах, связанных с работой, создание, использование и хранение которых осуществляются с использованием информационной системы работодателя и (или) системы «Работа в России».

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Порядок проведения

Еще по теме: