Хранение документов в организации. Новые сроки

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский учет

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Отчеты по драгоценным металлам хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

– документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства;

– налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов;

– налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 лет);

– декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– сведения о доходах физических лиц (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет).

– документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам;

– документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период.

Срок хранения ведомостей на выдачу дивидендов – 75 лет.

Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию следует хранить постоянно.

Обратите внимание!

Постоянный срок хранения установлен для Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

В течение 10 лет после продажи следует хранить документы (заявки, акты оценки, переписку и др.) по продаже движимого имущества.

Постоянному хранению подлежат акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс).

В течение 5 лет после истечения срока действия договора подлежат хранению договоры страхования гражданской ответственности.

Установлен 5-летний срок хранения (после истечения срока действия договора) для договоров:

– возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам;

– по залогу имущества организации. При этом документы по залогу недвижимого имущества хранятся постоянно.

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить в течение 5 лет (ранее – постоянно).

Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранились 5 лет.

Теперь все документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить постоянно.

Не только рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, но и другие документы учетной политики подлежат хранению в течение 5 лет.

Обратите внимание!

С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.

Вместо постоянного установлен 10-летний срок хранения оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте за границей (после закрытия счета).

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.

Образцы подписей материально ответственных лиц по-прежнему подлежат хранению до минования надобности, но не менее 5 лет.

Постоянно следует хранить полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.

В течение 75 лет подлежат хранению документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием хранятся 3 года.

При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет.

5 лет вместо 1 года теперь следует хранить табели (графики), журналы учета рабочего времени.

С 5 до 45 лет увеличен срок хранения документов (положений, протоколов, решений, предложений, заключений, перечней стандартов и норм, перечней рабочих мест, обоснований, данных, информации, ведомостей рабочих мест, карт аттестации рабочих мест, планов об аттестации рабочих мест по условиям труда).

5-летний срок хранения после возвращения из командировки установлен для командировочных удостоверений.

Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, – 75 лет.

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом, хранятся 75 лет.

Книги, журналы, карточки учета регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации, следует хранить 75 лет.

Книги, журналы, карточки учета работников, выбывающих в служебные зарубежные командировки, хранятся 10 лет.

Персональ-
ные данные

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет.

5-летний срок хранения установлен для книг, журналов, карточек учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдачи общегражданских и заграничных паспортов.

А книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить не 50 лет, как было ранее, а 75 лет.

С 3 до 5 лет увеличен срок хранения книг, журналов, карточек учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.

Невостребо-
ванные документы

Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся 75 лет (было – 50 лет).