Хранение кассовых чеков и слипов

Тематики: Хозяйственная деятельность

Сколько времени хранятся чеки с банковского терминала в организации? Сами чеки за каждую покупку и итоговый чек за смену?

Ст. 1.2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей при осуществлении ими расчетов применять контрольно-кассовую технику,

При этом под расчетами понимается прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты) (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Отметим, что согласно п.п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» электронное средство платежа – это средство и (или) способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств составлять, удостоверять и передавать распоряжения в целях осуществления перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с использованием информационно-коммуникационных технологий, электронных носителей информации, в том числе платежных карт, а также иных технических устройств.

Согласно п. 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П, банковские карты являются видом платежных карт как инструмент безналичных расчетов.

Несмотря на то, что расчеты посредством кредитных карточек относятся к безналичным расчетам с покупателями,Закон № 54-ФЗ обязывает применять ККТ и при осуществлении данного вида расчетов.

При совершении операции с использованием платежной карты составляютсядокументы на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Документ по операциям с использованием платежной карты являетсяоснованием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр операций или электронный журнал.

Списание или зачисление денежных средств по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в кредитную организацию реестра операций или электронного журнала.

П. 6 Положения о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470, установлено, чтопри печати кассового чека с оплатой по платежной карте контрольно-кассовая техника должна кроме кассового чека обеспечиватьпечать документа, подтверждающего факт осуществления расчета с использованием платежной карты.

При этомустройство для считывания информации с платежных картдолжно входить в состав ККТ или обеспечивать ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием платежной карты.

То есть при оплате товара платежной картой покупателю должен быть выданкассовый чек и слип.

Второй экземпляр слипа остается у продавца.

Ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ установлено, что кассовый чек – это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Согласно Положению № 470 контрольная лента – это первичный учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о ККТ и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт.

П. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745, установлено, что на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой контрольно-кассовой машине ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.

Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Минфин РФ также сообщает, что кассовые чеки признаются для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (письмо от 17.09.2008 г. № 03-03-07/22).

Согласно п. 4.4.1 Методических указаний по применению электронных контрольных лент защищенных в контрольно-кассовых машинах, утвержденных Протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 25.06.2002 г. № 4/69-2002, ККТ должна обеспечивать формирование по запросам следующих отчетов по информации, зарегистрированной в электронной контрольной ленте защищенной:

– отчет по закрытиям смен в заданном диапазоне дат;

– отчет по закрытиям смен в заданном диапазоне номеров смен;

– итоги смены по номеру смены;

– отчет итогов активизации;

– документ по номеру КПК;

– контрольная лента по номеру смены.

П. 4.5.1 Методических указаний предусмотрено, что отчетные документы, указанные в п. 4.4.1, распечатываются ККТ на чековой ленте или вкладном бланке в стандартном формате, регламентированном техническими требованиями к ККТ.

При этом п. 2 Положения № 470 определено, что контрольная лента – это первичный учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о ККТ и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт.

В соответствии с п. 14 Положения № 470 документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергозависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

Таким образом, разъяснила ФНС РФ в письме от 24.08.2015 г. № АС-4-2/14893, нормы Положения № 470 допускают возможность хранения данных, содержащихся в контрольной ленте, в электронном виде.

Поэтому организация может хранить контрольную ленту на электронном носителе (электронной контрольной ленте защищенной) при условии соблюдения п. 14 Положения № 470 и обеспечения формирования по запросу налоговых органов отчетов, указанных в п. 4.4.1 Методических указаний.

В то же время продолжают действовать Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Минфином РФ 30.08.1993 г. № 104.

В п. 6.4 Типовых правил… указано, что использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи – до окончания рассмотрения дела.

После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

Но следовать данному документу сейчас опасно.

Ведь, как мы выяснили, и кассовый чек, и контрольная лента признаны первичными учетными документами и, следовательно, на них распространяется общий срок хранения первичных учетных документов.

ФНС РФ также настаивает, что в настоящее время организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны хранить бумажную контрольную ленту в течение срока, указанного в п. 14 Положения № 470 (то есть не менее 5 лет) (письмо от 21.01.2014 г. № ЕД-4-2/665@).

При этом организация может хранить контрольную ленту на электронном носителе (электронной контрольной ленте защищенной) при условии соблюдения п. 14 Положения № 470 и обеспечения формирования по запросу налоговых органов отчетов, указанных в п. 4.4.1 Методических указаний (письмо ФНС РФ от 24.08.2015 г. № АС-4-2/14893).

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Хранение кассовых чеков и слипов

Еще по теме: