Как правильно составить должностную инструкцию

Тематики: Трудовые отношения

В соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются, в том числе, сведения о трудовой функции.

Под трудовой функцией понимается:

– конкретная должность в соответствии со штатным расписанием,

– вид профессии, специальности с указанием квалификации;

– конкретный вид поручаемой работнику работы.

Определение трудовой функции работника закрепляется двумя способами:

– в трудовом договоре с подробной регламентацией должностных прав и обязанностей,

– в должностной инструкции работника. В этом случае в трудовом договоре содержится лишь общее наименование должности.

Под должностной инструкцией понимается организационно-распорядительный документ, который содержит перечень должностных обязанностей работника, исходя из особенностей организации производства и управления, ответственность, а также квалификационные требования.

Наличие должностной инструкции является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299).

ТК РФ не регулирует вопросы наличия должностной инструкции работника.

В связи с этим работодатель самостоятельно определяет порядок ее оформления.

Потребность в разработке должностных инструкций, с одной стороны, объясняется в необходимости соблюдения ч. 2 ст. 21 ТК РФ, которая предусматривает обязанность работника добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

С другой стороны, ст. 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору, либо быть утверждена как самостоятельный документ.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то внесение изменений в такую должностную инструкцию Роструд связывает с изменением обязательных условий трудового договора (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. После того, как работник согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Изменения оформляются как дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если должностная инструкция оформлена как отдельный документ, то внесение в нее изменений не влечет за собой изменения обязательных условий трудового договора.

В этом случае, должностную инструкцию удобно оформить как вновь созданный документ, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

В качестве основы для разработки должностной инструкции работодатель может использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37), а также профессиональные стандарты (указанные документы размещены на официальном сайте Минтруда РФ https://profstandart.rosmintrud.ru).

Профессиональный стандарт – типовое описание профессии, должности, раскрывающее ключевой (основной) набор трудовых функций, имеющих близкий характер, результаты и условия труда.

При формировании должностной инструкции работника в конкретной организации может быть использован не весь набор трудовых функций, указанных в Квалификационным справочнике должностей или в профессиональных стандартах.

Или же наоборот, набор трудовых функций может быть расширен исходя из специфики выполняемой работы.

Допускается использовать несколько обобщенных трудовых функций, при этом требования к квалификации работника определяются по более высокому уровню квалификации.

Обратите внимание, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов.

I. Общие положения

– требования к образованию работника и его квалификации.

Например, имеющий высшее образование (бакалавриат), дополнительное профессиональное образование по программам повышения квалификации, программам профессиональной переподготовки; имеющий опыт профессиональной деятельности по профилю не менее 3 лет;

– необходимые навыки.

Например, бухгалтер «на первичке» должен обладать следующими навыками:

составлять (оформлять) первичные учетные документы, в том числе электронные документы,

осуществлять комплексную проверку первичных учетных документов,

пользоваться компьютерными программами для ведения бухгалтерского учета, информационными и справочно-правовыми системами, оргтехникой,

обеспечивать сохранность первичных учетных документов до передачи их в архив;

– нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

Например, если составляется должностная инструкция для бухгалтера, следует указать:

нормативные акты в области бухгалтерского учета (федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», федеральные стандарты бухгалтерского учета, положения по бухгалтерскому учету и прочее);

локальные нормативные акты организации: устав, Положение о бухгалтерской службе, Правила внутреннего трудового распорядка и прочее;

настоящая должностная инструкция;

– кому подчиняется работник.

Например, начальнику отдела.

II. Трудовая функция и должностные обязанности

Например, для бухгалтера предусматривается обобщенная трудовая функция – ведение бухгалтерского учета.

Если должностная инструкция разрабатывается для бухгалтера «на первичке», то следует уточнить, что в рамках ведения бухгалтерского учета указанная трудовая функция подразумевает принятие к учету первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта.

При этом в рамках указанной трудовой функции бухгалтер может выполнять следующие должностные обязанности:

– составление (оформление) первичных учетных документов,

– прием первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта,

– выявление случаев нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информирование об этом руководителя бухгалтерской службы,

– проверка первичных учетных документов в отношении формы, полноты оформления, реквизитов,

– систематизация первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой,

– составление на основе первичных учетных документов сводных учетных документов,

– подготовка первичных учетных документов для передачи в архив,

– изготовление копий первичных учетных документов, в том числе в случае их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством РФ,

– обеспечение данными для проведения инвентаризации активов и обязательств экономического субъекта в соответствии с учетной политикой экономического субъекта.

Если должностная инструкция разрабатывается для главного бухгалтера, то следует уточнить, что в рамках ведения бухгалтерского учета трудовой функцией является составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

При этом в рамках указанной трудовой функции бухгалтером могут выполняться следующие должностные обязанности:

– организация и планирование процесса формирования информации в системе бухгалтерского учета,

– координация и контроль процесса формирования информации в системе бухгалтерского учета,

– формирование числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности,

– счетная и логическая проверка правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности,

– формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах,

– обеспечение представления бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Трудовая функция и должностные обязанности для бухгалтера приведены из профессионального стандарта «Бухгалтер», утвержденного Приказом Минтруда РФ от 21.02.2019 № 103н.

III. Права

Указываются права работника, которыми он обладает в соответствии с ТК РФ, иными нормативно-правовыми актами законодательства РФ, локальными нормативными документами организации.

Например, при составлении должностной инструкции на бухгалтера можно перечислить следующий набор прав:

– ознакомление с решениями руководства организации, касающимися деятельности бухгалтерской службы,

– внесение предложений по оптимизации работы в рамках исполняемой трудовой функции и должностных обязанностей,

– запрашивать необходимые для выполнения должностных обязанностей сведения и документы у соответствующих должностных лиц организации,

– прочее.

IV. Ответственность

Указываются случаи, за нарушение которых работник может быть привлечен к дисциплинарной, административной, уголовной или гражданско-правовой ответственности в соответствии с ТК РФ, иными нормативно-правовыми актами законодательства РФ, локальными нормативными документами организации.

Например, при составлении должностной инструкции можно предусмотреть следующие случаи привлечения к ответственности.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, работник привлекается к ответственности в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ.

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе трудовой деятельности, работник привлекается к ответственности в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

За причинение материального ущерба работник привлекается к ответственности в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ.

Обратите внимание, в связи с тем, что должностная инструкция является локальным нормативным актом организации, то для легитимности она должна быть утверждена руководителем (директором) организации, либо коллегиальным исполнительным органом общества, если такие полномочия отнесены к его компетенции, либо уполномоченными ими лицами.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Как правильно составить должностную инструкцию

I. Общие положения

II. Трудовая функция и должностные обязанности

III. Права

IV. Ответственность

Еще по теме: