Какие документы нужны при ведении бухучета, в том числе в упрощенном порядке

В № 6 «АБ-Экспресс» за 2024 год было разъяснено, кто может применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, как можно упростить план счетов и какие элементы отразить в учетной политике при применении упрощенного порядка ведения бухучета.

В данной публикации будут приведены формы первичных документов, которые рекомендовано применять при упрощенном порядке.

Что такое первичный учетный документ

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом (на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью).

Факт хозяйственной жизни – сделка, событие, операция, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое положение организации или индивидуального предпринимателя, на финансовый результат их деятельности или движение денежных средств.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания.

Своевременную передачу первичных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных, обеспечивают лица, ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни (кладовщики, кассиры и пр.).

Роль главного бухгалтера в документообороте

Требования главного бухгалтера в отношении соблюдения порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников.

Единственное условие – такие требования должны быть закреплены в письменном виде.

Главный бухгалтер не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Реквизиты первичных документов

Первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ):

наименование документа (акт, накладная и пр.);
дату составления документа;
наименование организации (индивидуального предпринимателя), составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни (оказание услуги, списание товара и пр.);
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (руб., кг, пог. м и пр.);
наименование должности лица, совершившего сделку (операцию) и ответственного за правильность ее оформления (кассир, бухгалтер и пр.);
подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Вид первичного документа

Первичные учетные документы могут использоваться:

для целей внутреннего документооборота (например, накладная на внутреннее перемещение товаров, накладная на передачу материалов в производство и т.д.),
для целей внешнего документооборота (во взаимоотношениях с контрагентами – поставщиками, покупателями, банками и др.).

Альбомы унифицированных форм первичных документов

При разработке форм первичных учетных документов можно в качестве образцов использовать формы, содержащиеся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые утверждены Госкомстатом.

В частности, в качестве образцов форм первичных документов:

по учету работ в строительстве можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100,
по учету труда и его оплаты можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1,
по учету запасов в местах хранения можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66,
по учету операций в торговле можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132,
по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88,
по учету операций в общепите можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132,
по учету основных средств, нематериальных активов и запасов можно применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Напомним, до 1 января 2013 года организации обязаны были использовать только формы первичной документации, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Формы, рекомендованные НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России»

При разработке форм первичных учетных документов можно в качестве образцов использовать формы, рекомендуемые органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, в том числе НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России».

Рекомендуемые формы размещены на страничке в интернете.

Как исправлять первичные документы

Исправление в бумажном документе производится путем зачеркивания ошибочного текста и указания исправленного текста над зачеркнутым.

Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, кто внес исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).

Документы по мнимым и притворным сделкам

К бухгалтерскому учету не должны приниматься первичные документы, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Мнимая сделка – это сделка, совершенная лишь для вида, без намерения создать соответствующие ей правовые последствия.

Например, о мнимости сделки можно говорить в ситуации, когда стороны заключили договор купли-продажи недвижимости и для вида зарегистрировали переход права собственности на нее к покупателю, при этом продавец сохраняет контроль над имуществом^[1].

Притворная сделка – это сделка, которая совершена с целью прикрыть другую сделку.

Например, чтобы прикрыть сделку на крупную сумму, стороны совершают сделку на меньшую сумму. Либо, для сокрытия дохода от сделки купли-продажи прикрывают ее сделкой дарения.

Основное отличие этих сделок – в намерениях сторон. Мнимую сделку вообще не собираются исполнять и совершают для вида, а притворную стороны совершают, чтобы прикрыть другую, которая на самом деле их и интересует.

Сколько нужно хранить первичные документы

Согласно Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.