Кассовые страдания… в обособленных подразделениях

Тематики: Хозяйственная деятельность

Головной офис у нас в Москве, соответственно, главная касса там. Но очень много обособленных структурных подразделений (магазинов) не только в Москве, но и по всей России, в том числе и у нас в Екатеринбурге. В каждом магазине у нас по одной кассе и кассиры магазина сами готовят инкассаторскую сумку. На конец дня в магазинах всегда остается часть выручки, которую не сдали инкассаторам, и которая необходима будет для работы на следующий день (сдавать сдачу покупателям – для размена).

В журнале кассира-операциониста (КМ-4) сейчас нет графы «остаток денежных средств на конец дня». И налоговики при проверке кассовой дисциплины утверждают, что в конце рабочего дня кассир обязан сдать по ПКО все денежные средства старшему кассиру (руководителю). Их даже не интересует приказ о лимите денежных средств в каждом структурном подразделении, который есть в нашей организации. Но приходные кассовые ордера должны оформляться только в бухгалтерии главной кассы. Каким образом это должно осуществляться, если главная касса в Москве, а магазин – в Екатеринбурге?

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 г. № 40, установлено, что все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

При этом каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу.

Как было отмечено в № 39 «А-Э», ЦБ РФ письмом от 11.12.2008 г. № 29-1-1-11/7735 «О порядке ведения кассовых операций обособленными структурными подразделениями организации» разъяснил, что обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги.

Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении.

Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию.

То есть в качестве отчета кассира в обособленном подразделении организации можно использовать форму КО-4 «Кассовая книга», утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.

Только назвать ее следует «Отчет кассира обособленного подразделения».

Заметьте, обособленное подразделение должно передавать второй экземпляр отчета кассира в головную организацию вместе с кассовыми и подтверждающими документами.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, а выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (п. 13, п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40).

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.

Поскольку отчет кассира обособленного подразделения аналог кассовой книге, обособленное подразделение также должно составлять приходные и расходные кассовые ордера.

При этом на практике применяется составная нумерация кассовых ордеров (например, № 1-ОП1, где 1 – номер кассового ордера, ОП1 – обособленное подразделение № 1).

Порядок нумерации кассовых ордеров обособленными подразделениями должен быть прописан в учетной политике организации (головной).

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132, журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином РФ от 30.08.1993 г. № 104н, установлено, что при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации.

Если кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка, то сдача денег в банк отражается в отчете (Указания по заполнению справки-отчета кассира-операциониста (форма № КМ-6)).

Таким образом, нормативными документами не предусмотрено наличие на конец дня в ККТ денежных средств.

Если в ящике ККТ после инкассации остаются наличные деньги, это рассматривается как нарушение кассовой дисциплины.

П. 3.8 Типовых правил эксплуатации… предусмотрено, что разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, кассир получает у директора (заведующего) предприятия, его заместителя или главного (старшего) кассира перед началом работы на кассовой машине.

Директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязан обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями.

В кассовой книге (Отчет кассира обособленного подразделения) на конец дня выводится остаток денежных средств.

В пределах размера остатка денежных средств и должны выдаваться разменные деньги магазинам.

Естественно, в пределах лимита остатка кассы.

П. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 05.01.1998 г. № 14-П, установлено, что по предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

То есть приказом руководителя головной организации должен быть установлен лимит остатка кассы Вашего обособленного подразделения.

И только в пределах этого лимита можно хранить свободные денежные средства в кассе обособленного подразделения (но не в ККТ магазинов!).

Для того чтобы не нарушать требований законодательства о кассовой дисциплине, Вы можете перевести хотя бы один из Ваших магазинов на сдачу наличных денежных средств не непосредственно в банк, а в кассу обособленного подразделения (с последующей инкассацией из обособленного подразделения).

Тогда Вы сможете на законных основаниях отражать в Отчете кассира (кассовой книге) остаток денежных средств на конец дня в пределах доведенного от головной организации лимита.

И, соответственно, выдавать перед началом рабочего дня денежные средства магазинам в качестве разменных денег.

ЦБ РФ в письме от 11.12.2008 г. № 29-1-1-11/7735 указал также, что передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота.

То есть отчет кассира, приходные и расходные ордера и другие кассовые документы в электронном виде Вы должны передавать головной организации ежедневно.

В бумажном виде эти документы будут передаваться (пересылаться) в те сроки, которые головная организация установила в правилах (графике) документооборота.

Головная организация на итоговые суммы наличных денег, которые содержатся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, отправленного по электронным каналам связи, будет ежедневно оформлять приходные и расходные кассовые ордера и производить записи в кассовой книге организации.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Кассовые страдания… в обособленных подразделениях

Еще по теме: