Сроки хранения документов

Тематики: Бухгалтерский учет, Развернуто, Хозяйственная деятельность

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

С 18 февраля 2020 года данный приказ утратил силу.

С 18 февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236, которым утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Рассмотрим основные изменения.

Налогообложение

В новом Перечне документы по налогообложению перечислены в отдельном подразделе 4.3 «Налогообложение» раздела 4 «Учет и отчетность».

Счета-фактуры теперь следует хранить на год дольше – в течение пяти лет вместо четырех.

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, нужно хранить 5 лет, а не постоянно.

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов нужно хранить 5 лет.

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 г. включительно – 75 лет.

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами, – 5 лет вместо 75 лет.

Расчеты по страховым взносам и годовые, и квартальные следует хранить 50/75 лет.

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов хранятся 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет.

Справки о доходах и суммах налога физического лица хранятся 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет.

Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

С 18 февраля 2020 года 5 лет нужно хранить справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ хранятся 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет).

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат следует хранить 6 лет, а не 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет.

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) по-прежнему хранятся 5 лет.

Уточнено, что данный срок применяется при условии проведения проверки.

При возникновений споров, разногласий первичные учетные документы сохраняются до принятия решения по делу.

Учет имущества

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов следует хранить не постоянно, а 5 лет после выбытия основных средств и материальных активов.

Акты списания федерального недвижимого имущества хранятся постоянно.

Не постоянно, а 5 лет после выбытия недвижимого имущества следует хранить акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс).

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств следует хранить до ликвидации организации.

Как и ранее, документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности подлежат хранению 5 лет.

Однако сейчас – при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Трудовые отношения

Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих, будут храниться 50/75 лет в зависимости от того, когда по ним закончено делопроизводство.

График предоставления отпусков нужно хранить 3 года, а не один год.

Базы данных отпусков хранятся 5 лет вместо 3 лет.

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников следует хранить 1 год вместо пяти лет.

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий хранятся 45 лет, а не постоянно, как было раннее.

Срок хранения уведомлений, предупреждений работников(ам) работодателем – 3 года.

Срок хранения заявлений работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий составляет 1 год.

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного на рабочем месте) следует хранить 45 лет.

Хозяйственные договоры

Изменились сроки хранения хозяйственных договоров.

Договоры лизинга имущества организации теперь хранят 5 лет, а не постоянно.

Данный срок применяется по истечении срока действия договора или выкупа имущества.

При возникновении споров, разногласий договоры лизинга имущества сохраняются до принятия решения по делу.

Столько же времени подлежат хранению документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации.

Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним в отношении недвижимого имущества подлежат хранению 10 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.

По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным (муниципальным) имуществом – 15 лет ЭПК; объектов культурного наследия – постоянно, прироохранных зон – постоянно.

В отношении движимого имущества – 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.

Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом следует хранить 10 лет.

Договоры залога по-прежнему следует хранить 10 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества.

При возникновении споров, разногласий договоры залога сохраняются до принятия решения по делу.

Кредитные договоры, договоры займа с условием о залоге имущества следует хранить 10 лет.

В остальных случаях срок прежний – 5 лет.

Инструкция

Росархив приказом от 20.12.2019 г. № 237 утвердил Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Согласно Инструкции сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организацияминезависимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Срок хранения «Постоянно» (Постоянно), установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

– 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, ЦБ РФ (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;

– 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ;

– 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.

Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

– срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

– срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

– по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

– документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов.

Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Сроки хранения документов

Еще по теме: