Выдача наличных денег под отчет

Тематики: НДФЛ

Должны ли составлять авансовые отчеты и вести учет подотчетных сумм организации на УСН (доходы)?

Удерживается ли НДФЛ с невозвращенных сумм подотчета директора ООО, если в учетной политике установлено, что денежные суммы на производственные и хозяйственные нужды выдаются на неопределенный срок в связи со спецификой деятельности (ремонтные работы)? Перерасход или остаток переносится на следующий авансовый отчет. Авансовые отчеты подотчетными лицами сдаются ежемесячно.

Оформление авансовых отчетов

В соответствии с п. 44 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 г. № 40, Порядок ведения кассовых операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации. Исключение составляют лишь некоторые организации, прямо указанные в п. 44 Порядка (в частности, банки).

Действующее законодательство не ставит обязанность соблюдения организацией Порядка ведения кассовых операций в зависимость от применяемой организацией системы налогообложения.

Поэтому организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны соблюдать Порядок ведения кассовых операции, в том числе положения Порядка, регламентирующие правила выдачи наличных денег под отчет.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55.

Следовательно, подотчетные лица обязаны составлять авансовые отчеты, а организация должна вести учет подотчетных сумм с той целью, чтобы контролировать полноту и своевременность представления авансовых отчетов подотчетными лицами.

Отметим, что авансовые отчеты должны составляться не за какой-либо период времени (например, за месяц), а по конкретной денежной сумме (то есть по каждому авансу).

Переносить перерасход или остаток неиспользованного аванса на следующий авансовый отчет не следует.

Так как, во-первых, Порядок ведения кассовых операций предписывает производить окончательный расчет с подотчетными лицами, а во-вторых, Указаниями по применению и заполнению авансового отчета предусмотрено, что остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, а перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Несмотря на то, что форма авансового отчета № АО-1 предусматривает графу «Предыдущий аванс (остаток/перерасход)», правильнее все же будет производить полный расчет по каждому авансу.

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Ст. 212 НК РФ установлено, что доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, в частности, является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей.

Поэтому налоговые органы считают, что если подотчетное лицо не вернуло остаток денежных средств, полученных под отчет, то оно получило материальную выгоду от экономии на процентах, бесплатно пользуясь полученными от организации деньгами, и такое подотчетное лицо обязано уплатить НДФЛ с материальной выгоды.

Кроме того, иногда налоговики идут дальше и требуют уплатить НДФЛ не только с суммы «неуплаченных» процентов, но и со всего остатка подотчетной суммы, не возвращенного в срок.

Такие требования налоговиков неправомерны по следующим причинам.

Подотчетное лицо не получает денежные средства (подотчетную сумму) в собственность и не может расходовать их на свои личные нужды.

Эти деньги являются собственностью организации и организация в любой момент имеет право истребовать их у подотчетного лица.

В частности, ст. 137 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику, например, в связи со служебной командировкой или в других случаях, работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности.

Поэтому нельзя считать доходом работника не возвращенную в срок сумму остатка неиспользованного аванса.

Согласно п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Так как подотчетное лицо не обладает правом собственности на деньги, полученные под отчет, то не возвращенная в срок сумма остатка неиспользованного аванса не может считаться полученной работником по договору займа.

Кроме того, в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, независимо от суммы займа договор займа должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 808 ГК РФ).

При выдаче наличных денег под отчет это условие не соблюдается.

Таким образом, невозвращенный остаток аванса не может быть квалифицирован как сумма займа, поэтому у работника не возникает подлежащая налогообложению НДФЛ материальная выгода.

Как правило, суды также признают, что денежные средства, выданные под отчет, не являются собственностью работника, а являются задолженностью работника перед организацией (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.08.2004 г. № Ф09-3354/04-АК).

Обратите внимание!

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций говорится о необходимости определения руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги под отчет.

Если в Вашей учетной политике записано, что деньги под отчет выдаются на неопределенный срок, то это значит, что фактически этот срок не определен, то есть не установлен, и подотчетные деньги могут находиться у подотчетного лица сколь угодно долго.

Тем самым Вы нарушаете Порядок ведения кассовых операций.

Кроме того, такая формулировка может вызвать повышенное внимание проверяющих.

Например, в письме от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704 ФНС РФ писала, что приказом по организации должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Данное утверждение налоговиков является достаточно спорным, но чтобы не привлекать к себе лишнего внимания, лучше установите, что под отчет деньги выдаются, например, на 1 месяц (ведь и в настоящее время Ваши подотчетные лица составляют авансовые отчеты ежемесячно).

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Выдача наличных денег под отчет

Еще по теме: