Заполнение расчета 6-НДФЛ при перерасчете сумм зарплаты, отпускных и НДФЛ в случае представления работником листка нетрудоспособности

(Письмо ФНС РФ от 03.09.2019 г. № БС-4-11/17598@)

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (расчет по форме 6-НДФЛ), за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС РФ от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@.

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В этой связи исчисление сумм налога производится налоговым агентом в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности.

На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Таким образом, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов налогоплательщика при их выплате по завершении месяца.

Если налоговый агент в течение налогового периода не производил налогоплательщику каких-либо выплат, из которых могли быть удержаны суммы НДФЛ, то согласно положениям п. 5 ст. 226 НК РФ налоговый агент в установленный срок обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ согласно п. 6 ст. 81 НК РФ представляется налоговым агентом в налоговый орган при обнаружении в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.

ФНС разъяснила, что если организация в связи с представлением сотрудником листа нетрудоспособности производит, например, в апреле 2019 г. перерасчет сумм заработной платы за март 2019 г. и НДФЛ, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются по строкам 020, 040 и 070 раздела 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2019 г.

При этом заработная плата за март 2019 г. и сумма налога с учетом произведенного перерасчета подлежат отражению по строкам 100–140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2019 г.

В случае если организация в связи с представлением сотрудником листа нетрудоспособности производит в январе 2019 г. перерасчет сумм заработной платы за декабрь 2018 г. и НДФЛ, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются по строкам 020, 040 и 070 раздела 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за 2018 г.

При этом заработная плата за декабрь 2019 г. и сумма налога с учетом произведенного перерасчета подлежат отражению по строкам 100–140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2019 г.

В случае когда организация производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных.

Сумма налога, возвращенная налоговым агентом в соответствии со ст. 231 НК РФ, подлежит отражению по строке 090 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ в том периоде, в котором налоговым агентом произведен возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.