Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Тематики: Бухгалтерский практикум, Хозяйственная деятельность

Сколько лет нужно хранить бухгалтерские, налоговые документы? И по страховым взносам?

Бухгалтерские документы

В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Перечень – большой.

Поэтому сроки хранения конкретных бухгалтерских документов Вы должны определять по перечню.

Перечень состоит из 12 разделов:

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень имеет 4 графы.

В графе № 1 Перечня указаны номера статей.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 Перечня приведены виды документов.

Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Документы налогового учета

В соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не преду-смотрено НК РФ.

Налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

В письме от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829 Минфин РФ разъяснил, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Следует иметь в виду, что журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

Книга покупок, книга продаж и дополнительные листы книги покупок (продаж), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137).

Налоговые декларации юридических лиц подлежат хранению в течение 5 лет.

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей подлежат хранению в течение 4 лет.

При этом течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).

Страховые взносы

Согласно п.п. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

При этом п. 905 Перечня установлено, что индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица должны храниться 75 лет.

К таким формам отнесены:

– форма СЗВ-1 «Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица»;

– форма СЗВ-3 «Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица;

– форма СЗВ-4-1 «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица»;

– форма СЗВ-К «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования».

В заключение перечислим некоторые документы со сроками хранения.

Так, бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам, книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизацииосновных средств, оценке стоимости имущества организации, акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) должны храниться постоянно.

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат при отсуствии лицевых счетов подлежат хранению 75 лет.

Реестры сведений о доходах физических лиц – 75 лет.

Ведомости на выдачу дивидендов – 75 лет.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Еще по теме: