Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой

Тематики: Трудовые отношения

(Федеральный закон от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»)

С 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года включительно в России проводится эксперимент по использованию отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись.

Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Обратите внимание!
Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным.

Участники эксперимента

Участниками эксперимента являются Минтруд РФ, работодатели и работники, а также лица, поступающие на работу, которые выразили свое добровольное согласие на участие в эксперименте.

Участниками эксперимента не могут являться работники, направляемые временно работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Участниками эксперимента не могут являться дистанционные работники.

Права и обязанности работодателей в связи с проведением эксперимента

Дату начала проведения эксперимента в организации работодателя работодатель определяет самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Работодатель до начала проведения эксперимента:

1) утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

2) определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомляет каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;

4) формирует и утверждает список работников;

5) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такого представительного органа) принимает или вносит изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

6) знакомит работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

7) подготавливает и обсуждает с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ (при необходимости);

8) в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможностьиспользования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

При заключении трудового договора работодатель уведомляет лицо, поступающее на работу, о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Работодатель также уведомляет в письменной форме лицо, поступающее на работу, о его праве путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте.

Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).

Заявления подаются работником в письменной форме или направляются в порядке, установленном работодателем, с использованием информационной системы работодателя либо по адресу электронной почты работодателя.

Направление работнику или лицу, поступающему на работу, уведомлений в форме электронного документа и ознакомление их с электронными документами, связанными с работой, осуществляются работодателем только в рабочее время.

Работодатель несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника.

Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Права и обязанности работников и лиц, поступающих на работу, в связи с проведением эксперимента

Свое добровольное согласие на участие в эксперименте работник выражает до начала проведения эксперимента путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.

Работник вправе:

1) отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели;

2) дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части с использованием системы «Работа в России»;

3) обращаться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой;

4) в случае, если работодатель не использует систему «Работа в России», обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе «Работа в России».

Обратите внимание!
Отказ работника от участия в эксперименте не может являться основанием для изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

При заключении трудового договора во время проведения эксперимента лицо, поступающее на работу, выражает свое добровольное согласие на участие в эксперименте либо отказывается от участия в эксперименте путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.

Отказ лица, поступающего на работу, от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

До начала проведения эксперимента в коллективном договоре (при наличии), в трудовом договоре, заключенном с работником, или в приложении к трудовому договору либо отдельном соглашении между работником и работодателем, заключаемых в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора, указываются:

1) предусмотренные законом права и обязанности работника и работодателя;

2) сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России»;

3) утвержденный работодателем перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых проводится эксперимент;

4) порядок и условия создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой;

5) сведения об электронных документах, связанных с работой, создание, использование и хранение которых осуществляются с использованием информационной системы работодателя и (или) системы «Работа в России».

При заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу, указанные сведения и (или) условия включаются в трудовой договор.

В договоре о материальной ответственности, ученическом договоре, договоре на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, заключаемых с работником, указываются сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России».

Оператор системы «Работа в России», ответственный за ее формирование, развитие и модернизацию в соответствии с законодательством РФ о занятости населения, обеспечивает:

1) хранение электронных документов, связанных с работой, в соответствии с требованиями законодательства РФ;

2) возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России»;

3) беспрепятственный доступ работника к электронным документам, связанным с работой, размещенным в личном кабинете работника в системе «Работа в России», и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой

Еще по теме: