Использование мобильных телефонов сотрудников

Тематики: Особенности налогообложения в конкретных хозяйственных ситуациях

Предприятие выплачивает компенсацию своему работнику за использование им своего мобильного телефона в производственных целях. Этот факт оговорен в трудовом договоре и в должностной инструкции. Облагается ли сумма компенсации НДФЛ, ЕСН, пенсионными взносами и начисляются ли взносы на обязательное страхование от несчастных случаев? Размер компенсации предприятие определило самостоятельно исходя из интенсивности использования телефона. Существуют ли нормы компенсационных выплат? Существуют ли еще какие-то способы учета расходов мобильной связи работника, если телефон является собственностью сотрудника?

Ст. 188 Трудового кодекса РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Аналогичная норма содержится в п.п. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

Ранее налоговики требовали облагать суммы компенсаций за использование мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, в служебных целях, мотивируя это тем, что для данного вида имущества нормы компенсации не установлены.

Однако хотя нормы компенсации за использование личного мобильного телефона в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, но в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, законодательно в целях налогообложения НДФЛ размер возмещения указанных расходов не ограничен (не нормируется).

Таким образом, на сумму компенсации при соблюдении условий, установленных ст. 188 ТК РФ, налог на доходы физических лиц и единый социальный налог не начисляются.

Окончательно этот вопрос разрешил Минфин РФ в письме от 03.09.2004 г. № 03-05-01-04/9, в котором указал, что денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в пределах установленных организацией размеров.

Размер возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества и не облагаемых налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.

В организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.

Поскольку в силу ст. 10 Федерального закона РФ от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, то на сумму компенсации страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются.

П. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184, установлено, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденным постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 г. № 765.

Согласно п. 10 указанного Перечня… страховые взносы не начисляются на выплаты, осуществляемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Следовательно, на суммы компенсации не начисляются взносы на обязательное страхование от нечастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Организация может использовать личный телефон сотрудника по договору аренды.

Для этого необходимо заключить договор аренды с сотрудником.

Поскольку в аренду передается только имущество (в данном случае – трубка), нужно от имени организации заключить договор на подключение к оператору связи.

При этом расходы на оплату услуг связи организация будет учитывать в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Также в составе прочих расходов будут учитываться суммы арендной платы (п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма арендной платы включается в налогооблагаемый доход сотрудника в целях исчисления НДФЛ (п.п. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

На суммы арендной платы, выплачиваемой сотруднику, ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование не начисляются, поскольку согласно ст. 236 НК РФ не относятся к объекту налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).