Возмещение работником затрат организации на оплату услуг связи

Тематики: Хозяйственная деятельность

К прочим расходам относятся расходы на оплату услуг сотовой связи, лимит на каждого сотрудника утвержден, все необходимые бумаги оформлены. Согласно письму Минфина РФ от 23.05.2005 г. № 03-03-01-04/1/275 нам предлагается уплачиваемое работником возмещение за превышение лимита расходов на использование сотовой связи учитывать в доходах от реализации.

А как быть с оформлением бумаг? Нужно ли выписывать счет-фактуру нашему сотруднику? Как в этом случае быть с НДС?

Действительно, в письме от 23.05.2005 г. № 03-03-01-04/1/275 и в письме от 27.06.2006 г. № 03-03-04/3/15 Минфин РФ выразил мнение, что если для работников установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств, то превышение работником установленного лимита в целях налогообложения прибыли будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации указанные затраты.

При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Согласно ст. 249 НК РФ доходом от реализации признаются выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручка от реализации имущественных прав.

Следовательно, Минфин посчитал, что организация, которой работник возмещает стоимость сверхлимитных телефонных переговоров, реализует работнику услуги связи.

Развивая логику чиновников, можно предположить, что налоговики могут потребовать исчислить и уплатить НДС с суммы такого возмещения.

Ведь в соответствии с п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения НДС признаются, в частности, операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, а также передача имущественных прав (в том числе на безвозмездной основе).

Однако Минфин РФ неправомерно относит сумму возмещения к доходам от реализации.

И вот почему.

Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией услуг признается возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу.

Услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 44 Федерального закона РФ от 07.07.2003 г. № 126-ФЗ «О связи» на территории РФ услуги связи оказываются операторами связи пользователям услуг связи на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством и правилами оказания услуг связи.

Оператор связи – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги связи на основании соответствующей лицензии (ст. 2 Закона «О связи»).

Таким образом, оказание услуг телефонной связи может осуществляться только на основании соответствующей лицензии.

Поскольку Ваша организация такой лицензии не имеет, оказывать услуги сотовой связи своему работнику она не может.

Следовательно, позиция чиновников Минфина РФ является неверной: речь о реализации услуг связи в рассматриваемой ситуации идти не может.

Таким образом, реализация услуг связи в Вашем случае не происходит, поэтому исчислять и уплачивать НДС в бюджет (а значит, и выставлять счета-фактуры на сумму возмещения) Вы не должны.

Возникает вопрос: как же должна учитываться сумма возмещения в целях налогообложения прибыли, если доходом от реализации она не является?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, каким образом оформлено такое возмещение.

Самый распространенный на практике вариант: сумма компенсируемых работником расходов организации на оплату разговоров сверх установленного лимита рассматривается как возмещение работником ущерба, причиненного организации-работодателю.

Согласно ст. 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.

Таким образом, если организацией установлено, что работник имеет право производить служебные переговоры по сотовому телефону только в пределах установленного лимита, а «наговорил» он на большую сумму, то можно говорить о том, что работник своими действиями причинил организации ущерб.

В соответствии со ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично.

Сумму возмещения организация должна учесть в составе внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ, согласно которому внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.

Что касается учета в целях налогообложения прибыли затрат на оплату услуг связи сверх установленного лимита, то, как следует из упоминавшихся выше писем Минфина РФ, такие затраты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В то же время сам факт возмещения работником стоимости сверхлимитных телефонных переговоров говорит о том, что превышение лимита произошло в результате использования работником служебного телефона в личных целях (ведь если превышение лимита произошло в результате производственной необходимости вести длительные телефонные переговоры, то вины работника в таком превышении нет, и возмещать организации расходы на оплату телефонных переговоров сверх лимита работник не должен).

В связи с этим налоговые органы могут поставить под сомнение экономическую обоснованность затрат на оплату сверхлимитных телефонных переговоров, возмещаемых работником, и исключить их из расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Чтобы избежать подобных ситуаций, можно оформить с работником соглашение (договор) о порядке использования служебного сотового телефона. В соответствии с этим соглашением работник может использовать телефон не только в служебных, но и в личных целях (причем все сверхлимитные переговоры будут считаться личными).

Работник в рамках данного соглашения должен поручить организации приобретать для его личных целей услуги связи у оператора связи от имени организации, но за счет средств работника.

Такое соглашение между организацией и работником будет являться по сути договором комиссии, согласно которому организация будет являться комиссионером, а работник – комитентом.

Тогда расходы организации на оплату услуг связи сверх лимитов не будут учитываться в целях налогообложения прибыли (п. 9 ст. 270 НК РФ), но и сумма возмещения, поступившая от работника за сверхлимитные переговоры, не будет учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (п.п. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Возмещение работником затрат организации на оплату услуг связи

Еще по теме: