Порядок заверения копии счета-фактуры

Тематики: НДС

Выяснилось, что в нашей организации отсутствует оригинал счета-фактуры поставщика, датированный 2002 годом. Оригинал необходим, так как счет-фактура отражен в книге покупок за январь 2005 г. (до 2006 года наша организация была на НДС по методу начисления и НДС принимался к вычету при условии «оплата + отгрузка»). К настоящему моменту у организации-поставщика сменились директор и главный бухгалтер (их подписи стоят также на накладной), поэтому попросить у поставщика сделать еще один оригинал невозможно. Поэтому стоит вопрос о дубликате.

Налоговое законодательство не содержит запрета на замену счетов-фактур. Ответьте, пожалуйста, на вопрос: можно ли копию заверить только печатью и подписью руководителя предприятия-поставщика с указанием даты («покупателю допускается использовать копию (дубликат) счета-фактуры, заверенную в установленном порядке» – из письма УМНС по г. Москве от 01.08.2003 г. № 24-11/42672), или копии необходимо заверять нотариально? (…их (или нотариально заверенные копии) подшивают в журнал учета полученных счетов-фактур (п. 5 Правил)).

В случае заверения нотариально, можно ли включить расходы на нотариуса в расходы в целях налогового учета? Надо ли будет заполнять дополнительные листы книги покупок в период обнаружения ошибки (НДС по этому счету-фактуре был поставлен к возмещению в январе 2005 г.) или нужно просто приложить счет-фактуру к журналу учета счетов-фактур в том периоде, в котором он был изначально получен?

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.

В главе 21 НК РФ нет положений, касающихся применения налоговых вычетов на основании копии счета-фактуры.

При этом в письме МНС РФ от 21.05.2001 г. № ВГ-6-03/404 отмечено, что счет-фактура должен быть заверен оригинальными подписями должностных лиц, уполномоченных на то приказом по организации.

Заметим, что на практике суды, как правило, выносят решения в пользу налогоплательщиков, принявших НДС к вычету на основании копий счетов-фактур, тем более что эти копии всегда можно подтвердить оригиналами счетов-фактур, которые находятся у поставщиков (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 07.03.2006 г. № А57-20769/04-28 и ФАС Западно-Сибирского округа от 05.10.2005 г. № Ф04-6965/2005(15491-А67-15)).

Более того, сами налоговики говорят о том, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Такие рекомендации приведены в письме УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 г. № 26-12/43411.

Возникает вопрос: каким образом должна быть заверена копия счета-фактуры, чтобы она признавалась «заверенной в установленном порядке»? (О необходимости такого заверения, как Вы правильно заметили, говорится в письме УМНС РФ по г. Москве от 01.08.2003 г. № 24-11/42672).

Ответ на этот вопрос можно найти в малоизвестном, но до сих пор действующем нормативном акте времен СССР – Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Из названия данного Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на отношения, связанные с заверением копий документов, касающихся прав граждан, однако это не так.

Действующее законодательство не регулирует порядок заверения копий документов в интересах организаций.

В такой ситуации следует руководствоваться ст. 6 Гражданского кодекса РФ, в соответствии с которой возможно применение гражданского законодательства по аналогии, то есть применение норм, регулирующих сходные отношения.

К тому же на практике арбитражные суды применяют нормы вышеназванного Указа в отношении копий документов, касающихся деятельности организаций (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 20.07.2004 г. № А68-АП-122/Я-04 и ФАС Северо-Кавказского округа от 25.06.2003 г. № Ф08-2194/2003-809А).

Согласно п. 1 Указа верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Например, организация-поставщик может заверить копию счета-фактуры следующим образом:

Копия верна, подлинник находится в организации.

Директор ООО «Свет» _____________ С.И. Петров

11 октября 2006 г.

Кроме того, на этой копии должна стоять печать организации-поставщика.

В Вашей ситуации руководитель организации-поставщика сменился, и поэтому подпись руководителя, заверившего копию счета-фактуры, будет отличаться от подписи руководителя на самом счете-фактуре.

Для того, чтобы у налоговиков не возникало вопросов по поводу подписи руководителя, можно запросить у поставщика документ, подтверждающий полномочия нового руководителя организации.

Так, например, для ООО таким документом будет являться выписка из протокола общего собрания участников ООО, на котором был избран этот руководитель.

А теперь – о нотариальном заверении копии счета-фактуры.

Согласно п. 2 Указа № 9779-Х организации самостоятельно заверяют копии документов, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Нотариальное заверение копий счетов-фактур законодательством не предусмотрено, но при желании Вы можете заверить копию счета-фактуры и в нотариальном порядке.

Заметим, что в п. 5 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914, на который Вы ссылаетесь в своем вопросе, говорится о нотариальном заверении копий не счетов-фактур, а документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Согласно п.п. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относится плата государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление. При этом такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке.

Однако Ваша налоговая инспекция может посчитать плату за заверение копии счета-фактуры экономически не оправданной (в связи с тем, что законодательством обязательное нотариальное заверение копии данного документа не предусмотрено) и не согласиться с признанием этих затрат расходами в целях исчисления налога на прибыль организаций.

Заметим, что «цена вопроса» – всего 10 рублей, именно такая плата взимается за нотариальное заверение одной страницы копии документа (п.п. 9 п. 1 ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных Верховным Советом РФ 11.02.1993 г. № 4462-1).

Для справки:

За совершение нотариальных действий, для которых законодательством Российской Федерации предусмотрена обязательная нотариальная форма взимается государственная пошлина по ставкам, установленным главой 25.3 НК РФ.

За совершение действий, для которых законодательством Российской Федерации не предусмотрена обязательная нотариальная форма, взимается нотариальный тариф по ставкам, установленным ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате.

И, наконец, о необходимости заполнения дополнительных листов книги покупок.

В соответствии с п. 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж дополнительный лист книги покупок оформляется при необходимости внесения изменений в книгу покупок, в частности, в случае внесения продавцом исправлений в уже зарегистрированный счет-фактуру, а также при обнаружении налогоплательщиком-покупателем в текущем налоговом периоде факта отсутствия регистрации в книгах покупок счетов-фактур, полученных в истекших налоговых периодах (письмо ФНС РФ от 06.09.2006 г. № ММ-6-03/896@).

В Вашем случае счет-фактура уже был зарегистрирован в книге покупок в январе 2005 г., никакие изменения в него не вносились.

Поэтому Вы просто приложите заверенную копию счета-фактуры к журналу учета полученных счетов-фактур за тот период, в котором оригинал счета-фактуры был изначально получен, а дополнительный лист книги покупок оформлять не требуется.

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Порядок заверения копии счета-фактуры

Еще по теме: