Компенсация за использование личного транспорта. Нужен ли путевой лист?

Тематики: Налог на прибыль организаций

Предприятие выплачивает компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в соответствии с нормами, установленными законодательством. Налоговые органы требуют подтверждение служебного использования транспорта путем составления путевых листов на каждый день. Но унифицированные путевые листы совершенно не походят для данного случая.

Что делать? И надо ли вообще их заполнять? Ведь путевые листы нужны для списания ГСМ и расчета зарплаты водителям автотранспортных предприятий.

Требование об обязательном заполнении путевых листов работниками, использующими личный транспорт в служебных целях, налоговики выдвинули еще в 2004 году.

Так, в письме МНС РФ от 02.06.2004 г. № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» указано, что для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

Минфин поддерживает своих коллег в данном вопросе и дословно цитирует налоговиков в своих письмах (см., например, письмо Минфина РФ от 29.12.2006 г. № 03-05-02-04/192).

С точки зрения формальной логики указанное требование чиновников неправомерно.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

На практике размер компенсации устанавливается приказом руководителя предприятия. При подписании приказа работником достигается письменная форма соглашения сторон трудового договора (работник – работодатель).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается, как правило, работникам, имеющим разъездной характер работы, что обычно отражается в должностных инструкциях.

Кроме того, личный транспорт работника никоим образом не является транспортом организации. Организация не осуществляет эксплуатацию этого транспорта.

А согласно постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

При этом ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации обязательно для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющихся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Поскольку автомобиль организации не принадлежит (ни на праве собственности, ни на праве аренды), то организация не может проставить на путевом листе свой штамп и печать, что автоматически сделает путевой лист недействительным.

Таким образом, даже если организация будет следовать требованиям налоговиков и заполнять путевые листы, последние нельзя будет признать унифицированными формами, оформленными в соответствии с законодательством.

Арбитражная практика по этому вопросу на сегодняшний день противоречива.

Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17.02.2006 г. № А66-7112/2005 поддержал требования налоговиков о необходимости ведения путевых листов с отметками о служебных поездках.

А вот ФАС Центрального округа считает, что выписывать путевой лист работнику, использующему личный автомобиль для служебных поездок, организация не обязана, так как он не является водителем организации (постановление от 10.04.2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, на сегодняшний день есть четко обозначенная, хоть и неправомерная, позиция чиновников и противоречивая позиция судов.

Если Вам не хочется спорить с налоговиками и отстаивать свою позицию в суде, то Вы можете воспользоваться предложенным Минфином РФ в письме от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129 вариантом.

А именно: разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В этом же письме Минфин разрешает составлять путевые листы раз в месяц.