Как учесть электронный каталог

Тематики: Бухгалтерский практикум

Подскажите, пожалуйста, как поставить на учет электронный каталог (справочник) запчастей на автотехнику, купленный нами у сторонней организации за 50 000 рублей, которая его разработала и продала нам как свою продукцию.

Что это? Основное средство, материалы или расходы будущих периодов?

Ответ на Ваш вопрос будет зависеть от того, разрабатывался ли электронный каталог индивидуально по Вашему заказу, либо же сторонняя организация продала Вам одну из копий электронного каталога на основании лицензионного договора.

Вероятнее всего, в Вашем случае речь идет именно о втором варианте, поэтому остановимся на нем подробнее.

Электронный каталог по своей сути является программой для ЭВМ либо же базой данных.

С точки зрения гражданского законодательства программы для ЭВМ и базы данных – это разные понятия, однако для целей налогообложения и бухгалтерского учета эти различия значения не имеют, так как учет и программ, и баз данных ведется одинаково.

Поэтому не будем вдаваться в подробности гражданско-правового регулирования программ для ЭВМ и баз данных.

Для нас важно лишь то, что и программы для ЭВМ и базы данных являются объектами авторского права, и подлежат правовой охране как произведения литературы (ст. 1260, 1261 ГК РФ).

Их создателям (если только программа или база не создавалась по заказу) принадлежат исключительные права на эти программы для ЭВМ или базы данных.

Ваша организация получает неисключительные права на использование экземпляра такой программы для ЭВМ или базы данных.

Передаются неисключительные права по лицензионному договору.

Согласно ст. 1286 ГК РФ по лицензионному договору одна сторона – автор или иной правообладатель (лицензиар, в Вашем случае – это фирма, продавшая Вашей организации экземпляр электронного каталога) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату, в Вашем случае лицензиатом является Ваша организация) право использования этого произведения в установленных договором пределах.

Лицензионный договор заключается в письменной форме.

Однако для лицензионных договоров о предоставлении права использования программы для ЭВМ или базы данных сделано исключение.

Они могут заключаться каждым пользователем с соответствующим правообладателем путем договора присоединения, условия которого изложены на приобретаемом экземпляре таких программы или базы данных либо на упаковке этого экземпляра.

Упрощенно говоря, например, на диске с программой или базой могут быть описаны условия использования программы или базы. Тем самым правообладатель программы или базы данных предлагает заключить лицензионный договор на указанных условиях.

И если лицо, которое купило такой диск, начинает использовать программу или базу данных, это означает его согласие на заключение договора.

Бухгалтерский учет подобных затрат регламентирован ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», утвержденным приказом Минфина РФ от 27.12.2007 г. № 153н.

Для правообладателя (фирмы, продавшей Вашей организации экземпляр электронного каталога) данный каталог является нематериальным активом.

Вы, как лицензиат, получаете такой нематериальный актив в пользование.

Согласно п. 39 ПБУ 14/2007 нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, не предусматривает специального забалансового счета для учета полученных в пользование нематериальных активов.

Организация может ввести для этих целей в свой рабочий план счетов забалансовый счет, например 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование».

Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде периодических платежей, исчисляемые и уплачиваемые в порядке и сроки, установленные договором, включаются пользователем (лицензиатом) в расходы отчетного периода.

Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

В Вашем случае был произведен фиксированный разовый платеж.

В зависимости от того, для каких целей будет использоваться Вашей организацией электронный каталог, расходы могут списываться на счета 20, 25, 26, 44.

Предположим, что электронный каталог будет использоваться в основной производственной деятельности.

В этом случае расходы будут относиться на счет 20 «Основное производство».

Срок действия договора в вопросе Вы не указали, но может быть и так, что данный срок сторонами вообще не оговорен.

В этом случае целесообразно установить предполагаемый срок использования электронного каталога приказом по организации (например, установить, что срок использования электронного каталога составляет 1 год).

В соответствии с п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, затраты, учтенные в составе расходов будущих периодов, подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся.

Таким образом, при приобретении и использовании электронного каталога в бухгалтерском учете будут составлены следующие записи:

ДЕБЕТ 97 «Расходы будущих периодов» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

– отражены затраты на приобретение электронного каталога;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 «Расчетные счета»

– произведена оплата электронного каталога фирме-правообладателю в виде разового платежа;

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 97

– ежемесячно в течение срока действия договора или предполагаемого срока использования электронного каталога расходы будущих периодов признаются расходами текущего отчетного периода.

Для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п.п. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом в соответствии со ст. 272 НК РФ расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

В случае, если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

В письме от 17.03.2008 г. № 03-03-06/1/185 Минфин РФ выразил свою позицию по поводу применения положений ст. 272 НК РФ к учету расходов на приобретение прав на использование программы для ЭВМ.

Расходы на приобретение программы для ЭВМ включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при применении метода начисления в следующем порядке:

– если по условиям договора на приобретение неисключительных прав установлен срок использования программ для ЭВМ, расходы, относящиеся к нескольким отчетным периодам, учитываются при исчислении налоговой базы равномерно в течение этих периодов;

– если из условий договора на приобретение неисключительных прав нельзя определить срок использования программ для ЭВМ, к которому относятся произведенные расходы, то, по мнению чиновников, данные расходы распределяются с учетом принципа равномерности признания расходов.

При этом налогоплательщик в налоговом учете вправе самостоятельно определить период, в течение которого указанные расходы подлежат учету для целей налогообложения прибыли.

Иными словами, Минфин рекомендует вести налоговый учет расходов на приобретение прав на программные продукты в порядке, аналогичном тому, что применяется в бухгалтерском учете.

Причем если в отношении ситуации, когда срок использования программы достоверно известен, чиновники определились однозначно (см. также письма Минфина РФ от 07.11.2006 г.
№ 03-03-04/1/727, от 06.02.2006 г. № 03-03-04/1/92), то насчет того, как учитываются расходы на приобретение прав на использование программных продуктов, если в лицензионном договоре срок, на который приобретено право пользования программой, не указан, у Минфина есть и другое мнение.

Например, в письмах от 06.02.2006 г. № 03-03-04/1/92 и от 09.08.2005 г. № 03-03-04/1/156 финансисты сообщали, что если из условий договора на приобретение неисключительных прав нельзя определить срок использования программ для ЭВМ, к которому относятся произведенные расходы, то такие расходы признаются единовременно на дату начала использования этих программ.

Однако в пользу того, что расходы все-таки следует распределять на весь срок использования программного продукта, свидетельствуют более поздние письма Минфина: от 16.07.2008 г. № 03-03-06/1/406, от 25.07.2007 г. № 03-03-06/2/139, от 18.04.2007 г. № 03-03-06/2/75.

Поэтому во избежание споров с проверяющими в случае, если срок использования электронного каталога не определен, лучше последовать совету Минфина и распределить расходы на приобретение экземпляра электронного каталога на предполагаемый срок его использования, определенный самостоятельно.