Кто хранит первичные документы

(Письмо Минфина РФ от 11.02.2009 г. № 03-03-09/19)

В соответствии с п. 1 ст. 1005 Гражданского кодекса РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.

По сделке, совершенной агентом с третьим лицом от своего имени и за счет принципала, приобретает права и становится обязанным агент, хотя бы принципал и был назван в сделке или вступил с третьим лицом в непосредственные отношения по исполнению сделки.

По сделке, совершенной агентом с третьим лицом от имени и за счет принципала, права и обязанности возникают непосредственно у принципала.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Поэтому вопрос, у кого должны храниться первичные документы по сделкам в рамках агентских договоров, является важным для организации.

По мнению Минфина, первичные документы по сделке, совершенной агентом с третьим лицом от своего имени и за счет принципала, должны находиться у агента, так как по вышеуказанной сделке приобретает права и становится обязанным агент.

Первичные документы по сделке, совершенной агентом с третьим лицом от имени и за счет принципала, должны находиться у принципала, так как по такой сделке права и обязанности возникают непосредственно у принципала.

Однако ст. 1008 ГК РФ предусмотрено, что если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету принципала должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.

В п. 14 Обзора практики разрешения споров по договору комиссии, направленного письмом Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 г. № 85, сказано, что при отказе комиссионера, действующего от своего имени за счет комитента, предоставить комитенту данные о сделках, заключенных во исполнение комиссионного поручения по продаже товаров, комитент вправе требовать возмещения ему полной рыночной стоимости всех переданных комиссионеру товаров без уплаты комиссионного вознаграждения.

Это положение применимо и к агентскому договору, когда агент действует от своего имени, но за счет принципала.

Поэтому по такому договору лучше все же принципалу иметь копии первичных документов, подлинники которых хранятся у агента.