Использование автомобиля в служебных целях. Компенсация или аренда

Тематики: Общие вопросы налогообложения, УСН

Сотрудники организации используют личные автомобили в служебных целях, получают компенсации в пределах норм. Суммы этих компенсаций списываются в расходы по УСН. Мы оплачиваем сотрудникам бензин.

Имеем ли мы право списывать расходы на бензин на уменьшение доходов по УСН?

В соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

При этом указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

	(рублей в месяц)
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
до 2000 куб. см включительно	– 1200
свыше 2000 куб. см	– 1500
мотоциклы	– 600

Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок», которое является нормативным актом, поскольку зарегистрировано в Минюсте РФ.

При выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:

– основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы);

– выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

– в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

При этом дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

– компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

– за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Таким образом, затраты на ГСМ учтены в размерах компенсации и не могут отдельно от компенсационных выплат уменьшать налогооблагаемую прибыль и, соответственно, налог, уплачиваемый при УСН.

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В письме от 15.10.2008 г. № 03-03-07/24 Минфин РФ указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя.

Чиновники считают, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера, по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.

То есть Вы можете заключить с сотрудниками договор аренды транспортного средства.

Арендные платежи за арендуемое имущество Вы вправе учесть при определении объекта налогообложения по налогу при УСН на основании п.п. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

А расходы на бензин можно учесть как материальные расходы либо как расходы на содержание служебного транспорта.