Организация ликвидирована. Передача документов в архив

Тематики: Хозяйственная деятельность

Организация (ООО на ЕНВД, зарплата начислялась) ликвидирована, с налогового учета снята. Надо ли сдавать бухгалтерские документы в архив? Если да, то подскажите, пожалуйста, как это сделать правильно.

П. 10 ст. 23 Федерального закона РФ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Передача документов осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий должен организовать упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Порядок хранения документов организаций регламентируется, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Согласно п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов… определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

В частности, в отношении ООО хранятся до ликвидации и передаются в архив следующие документы:

– приказы, распоряжения; документы справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

а) по основной деятельности;

б) по личному составу;

– уставы, положения организации (типовые и индивидуальные);

– учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, списки учредителей (участников);

– свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств;

– документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации;

– документы по аттестации, аккредитации, сертификации;

– должностные инструкции;

– приемо-сдаточные акты, приложения к ним, составленные при смене:

а) руководителя организации;

б) должностных ответственных и материально ответственных лиц;

– документы о реорганизации, переименовании организации;

– документы о ликвидации организации;

– документы проверок организации;

– заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля;

– документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним;

– книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля распорядительных и нормативных документов организации;

– описи дел постоянного хранения;

– прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги;

– сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним;

– передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;

– документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;

– коллективный договор;

– документы о расследовании причин аварий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами;

– сведения о несчастных случаях с летальным исходом;

– личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;

– список (штатно-списочный состав) работников;

– списки членов руководящих и исполнительных органов организации;

– книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов;

– договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним;

– договоры о купле-продаже земельных участков, зданий;

– акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации;

– договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации.

Эти документы (те из них, которые имелись в организации) в обязательном порядке передаются в муниципальных архив при ликвидации организации.

Если на момент ликвидации не истекли сроки временного хранения документов, для которых не установлен срок постоянного хранения, эти документы также передаются в архив.

При выбытии документов из архива организации составляется акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, форма которого приведена в приложении № 35 к Основным правилам работы архивов организаций.

Документы передаются в государственный или муниципальный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описям дел.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

П. 3.6 данных Правил… предусмотрено, что в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

– подшивку или переплет дела;

– нумерацию листов дела;

– составление листа-заверителя;

– составление внутренней описи документов;

– внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Порядок составления и оформления описей дел установлен п. 37 Правил…