Возврат неизрасходованных подотчетных сумм

Тематики: Хозяйственная деятельность

Подотчетное лицо сдает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму в том же размере, что и получил. Необходимо ли составление авансового отчета с нулевыми суммами расходования денежных средств?

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2010 г. № 55 утверждена унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет».

С одной стороны, авансовый отчет – это отчет об израсходованных суммах.

И если сумма аванса не израсходована, то и отчет заполнять не нужно.

С другой стороны, подотчетные деньги можно списать с подотчетного лица только на основании утвержденного авансового отчета.

Просто принять на основании приходного кассового ордера неиспользованные подотчетные суммы небезопасно.

Это может вызвать подозрения у налоговиков. В частности, были судебные разбирательства по поводу того, что налоговики квалифицировали возвращенные неизрасходованные подотчетные деньги как замаскированный беспроцентный заем.

Поэтому лучше авансовый отчет в данной ситуации оформить, а в строке «Израсходовано» авансового отчета поставить прочерк или нули.

Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Поэтому чтобы обезопасить себя от подозрений налоговиков, приложите к авансовому отчету либо заявление работника на выдачу денег под отчет с указанием конкретной цели расходования, либо счет на оплату с разрешительной надписью.