Автомобиль работника – в служебных целях. Возможны варианты

Тематики: Бухгалтерский практикум, УСН, Хозяйственная деятельность

Предприятие работает на УСН (доходы). По роду деятельности необходим автомобиль, есть возможность использовать автомобиль сотрудника. Что лучше оформить – договор аренды или длительного пользования? И как правильно сделать проводки?

Вы можете выплачивать работнику компенсацию за использование автомобиля в служебных целях либо заключить с работником договор аренды его автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа).

Налогоплательщики налога при УСН, применяющие объект налогообложения «доходы», в целях исчисления налоговой базы не учитывают произведенные расходы.

Поэтому Вы не сможете учесть для целей налогообложения ни арендную плату, ни компенсацию за использование автомобиля работника в служебных целях.

Компенсация

При применении УСН для определения расходов (если объект налогообложения «доходы за вычетом расходов») на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей используются Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92.

Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина РФ от 21.07.1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

При выплате компенсаций необходимо учитывать следующее:

– выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

– основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы);

– компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

– за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В письме от 15.10.2008 г. № 03-03-07/24 Минфин РФ указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя.

Поскольку расходы Вы не учитываете, Вы можете установить любой размер компенсации, в которой предусмотреть в том числе расходы на ГСМ, ремонт и страхование автомобиля.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Раньше Минфин РФ считал, что сумма компенсации не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92, а с суммы компенсации сверх этих норм должен удерживаться НДФЛ.

Однако Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.01.2007 г. № 10627/06 указал, что предельные нормы компенсаций за использование личного транспорта работников, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92, установлены в целях исчисления налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога – НДФЛ.

Поэтому, резюмировал ВАС РФ, не облагаются НДФЛ компенсации за использование личного транспорта в размере, определенном письменным соглашением между работником и работодателем.

Минфин согласился с судьями и в письме от 24.03.2010 г. № 03-04-06/6-47 сообщил, что поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

П.п. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона РФ от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами всех видов установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Это подтверждает и Минздравсоцразвития РФ (письмо от 06.08.2010 г. № 2538-19).

Чиновники отметили также, что при этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

То есть организация должна располагать копиями документов как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

По такому же основанию на сумму компенсации не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 73
– начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– выплачена компенсация.

Договор аренды

Договоры аренды транспортного средства бывают двух видов:

– с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (статьи 632-641 ГК РФ);

– без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (статьи 642-649 ГК РФ).

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Основное отличие между этими двумя договорами (помимо предоставления (непредоставления) услуг по управлению и технической эксплуатации) заключается в том, на чьи плечи ложится обязанность по содержанию транспортного средства.

По договору аренды транспортного средства без экипажа надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан поддерживать арендатор в течение всего срока действия договора.

По договору аренды транспортного средства с экипажем поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, обязан арендодатель.

По общему правилу расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, по договору транспортного средства без экипажа несет арендатор.

По договору аренды транспортного средства с экипажем расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, несет также арендатор.

А обязанность страховать транспортное средство и (или) страховать ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией, возлагается на арендодателя в тех случаях, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора.

Но стороны договора аренды могут установить и иные условия, отличающиеся от общих.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ), в том числе доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации (п.п. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ с арендной платы обязана организация, поскольку в данном случае она признается налоговым агентом в соответствии со ст. 226 НК РФ.

На суммы арендной платы не начисляются страховые взносы в ПФР, фонды обязательного медицинского страхования и ФСС РФ (п. 3 ст. 7 Федерального закона РФ от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Арендная плата не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В отношении договора аренды транспортного средства с экипажем нужно учитывать следующее.

Напомним, что по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

В связи с этим Минфин РФ считает, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством.

При этом для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику.

Таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг (письмо от 01.12.2009 г. № 03-03-06/1/780).

Поскольку объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках в том числе гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, то специалисты ПФР в частных разъяснениях настаивают на том, что вознаграждение, выплачиваемое организацией физическому лицу по заключенному с ним договору аренды автотранспортного средства с экипажем, за услуги по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации является объектом обложения страховыми взносами.

При этом в период действия ЕСН Минфин РФ придерживался аналогичной точки зрения.

Так, в письме от 14.07.2008 г. № 03-04-06-02/73 финансовое ведомство сообщало, что арендная плата в части вознаграждения, выплачиваемого в пользу физического лица за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, является объектом налогообложения ЕСН.

В то же время в базу для начисления страховых взносов в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащих уплате в ФСС РФ, не включаются любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (п.п. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Ведь обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством подлежат граждане РФ, а также постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства, работающие только по трудовым договорам (п.п. 1.1 п. 1 ст. 2 Федерального закона РФ от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).

То есть на сумму вознаграждение за услуги по управлению автомобилем начисляются страховые взносы только в ПФР и фонды медстрахования.

Специалисты ПФР предупреждают, что если в документах, имеющихся у организации, отсутствуют сведения о вознаграждении физическому лицу непосредственно за управление транспортным средством и его техническую эксплуатацию, то с контролирующими органами могут возникнуть споры о суммах выплат, на которые должны начисляться страховые взносы.

П. 1 ст. 5 Федерального закона РФ от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» установлено, что физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если в соответствии с указанным договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Следовательно, если в договоре аренды транспортного средства с экипажем не будет указано, что арендатор обязуется уплачивать с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем взносы «на травматизм», то обязанность по уплате взносов не возникнет.

Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства».

Арендованные основные средства учитываются на счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договорах на аренду.

Начисление арендной платы ежемесячно отражается:

ДЕБЕТ 20 (44…) КРЕДИТ 73.

Удержание НДФЛ с суммы арендной платы:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ».

Перечисление (выплата из кассы) арендной платы физическому лицу — арендодателю:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 51 (50).

С суммы оплаты услуг по управлению автомобилем:

– начисление страховых взносов в ПФР:

ДЕБЕТ 20 (44…) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению»;

– начисление страховых взносов в фонды медстрахования:

ДЕБЕТ 20 (44…) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

Распечатать статью

В новом номере журнала:

Автомобиль работника – в служебных целях. Возможны варианты

Еще по теме: