Представление сведений о доходах физических лиц. Новые правила

В соответствии со ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Новый Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, вступивший в силу с 8 ноября 2011 г.,распространяется на налоговых агентов и устанавливает единый порядок представления сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ налоговыми агентами в налоговые органы на электронных или бумажных носителях, либо в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Сведения представляют налоговые агенты — российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, в налоговый орган по месту своего учета.

Сведения могут быть представлены налоговым агентом в налоговый орган лично или через представителя, направлены в виде почтового отправления с описью вложения, переданы в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя.

Сведения представляются налоговыми агентами в налоговый орган в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде.

– дата их фактического представления, при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;

– дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения, при отправке по почте;

– дата их отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи специализированного оператора связи или налогового органа.

В случае представления уточненных Сведений в налоговый орган представляются только те Сведения, которые скорректированы.

С даты вступления в силу данного приказа (с 8 ноября 2011 г.) приказ МНС РФ от 31.10.2003 г. № БГ-3-04/583 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год» утрачивает силу.

Сведения на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, в виде файла (файлов) утвержденного формата Сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее – формат) на дискетах 3,5», дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20__ год (далее – Реестр) (приложение к Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Прием Сведений на электронных носителях производится должностным лицом налогового органа в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, если Сведения были представлены лично либо через представителя налогового агента.

Количество Сведений, представляемых налоговым агентом в налоговый орган, в одном файле не должно превышать 3 000 документов.

Если количество Сведений превышает 3 000 документов, то налоговый агент формирует несколько файлов.

В одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

При приеме Сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса, в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР).

Представленными считаются Сведения, прошедшие форматный контроль.

Результаты форматного контроля файла со Сведениями отражаются в «Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде» (приложение к Порядку).

«Протокол в электронном виде» оформляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, и должностным лицом налогового органа.

В этом же Протоколе формируется список внесенных исправлений в элементы адреса.

По одному экземпляру Реестра и «Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде» выдаются налоговому агенту или представителю налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

В случае, когда информация сформирована на электронном носителе не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту или представителю налогового агента вместе с «Протоколом приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде», содержащем описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных.

В день сдачи налоговым агентом или представителем налогового агента Сведений и сопроводительных Реестров должностное лицо налогового органа в присутствии налогового агента или представителя налогового агента осуществляет контроль всех представленных Сведений.

Представленными считаются Сведения, прошедшие контроль заполнения.

Сведения, не прошедшие данный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются налоговому агенту или представителю налогового агента, из Реестра вычеркиваются.

По результатам контроля заполнения оформляется в двух экземплярах «Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях» (приложение к Порядку). Оба экземпляра данного протокола подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, и должностным лицом налогового органа.

Подтверж-
дение

«Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях» подтверждает факт представления налоговым органом Сведений на бумажном носителе от налогового агента.

При представлении Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налоговый агент не дублирует их на бумажном или электронном носителе.

Сведения в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи представляются налоговыми агентами в налоговый орган по месту своего учета через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговым агентом или через Интернет-сайт ФНС РФ.

Представление Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи допускается при обязательном применении сертифицированных по требованиям безопасности информации средств криптографической защиты информации, а также средств квалифицированной электронной подписи, совместимых со средствами, используемыми в налоговом органе.

Представление Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи возможно в случае, если налоговый агент имеет возможность осуществлять:

– формирование Сведений для их последующей передачи в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;

– шифрование при отправке и дешифрование при получении информации с использованием шифровальных средств;

– формирование квалифицированной электронной подписи при передаче информации и ее проверку при получении информации.

Количество Сведений, представляемых налоговым агентом в налоговый орган в одном файле, не должно превышать 3 000.

Если количество Сведений, представляемых налоговым агентом, превышает 3 000, то налоговый агент формирует несколько файлов.

По каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл.

В одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

При представлении Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган обязан передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа, подтверждающее факт получения Сведений налоговым органом, формируемое налоговым органом и заверенное его квалифицированной электронной подписью.

Порядок электронного документо-
оборота

При представлении Сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:

– после подготовки Сведений в соответствии с утвержденным форматом и требованиями настоящего Порядка налоговый агент подписывает файл квалифицированной электронной подписью и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа;

– в течение следующего рабочего дня с даты отправки Сведений налоговый агент получает подтверждение даты отправки от специализированного оператора связи или налогового органа и извещение о получении от налогового органа.

В течение десяти дней с даты отправки Сведений налоговый орган направляет налоговому агенту Реестр (приложение к Порядку) в электронном виде, «Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде» (приложение к Порядку).

Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в Реестре, сформированном налоговым органом.