Расчеты корпоративными картами при УСН

Тематики: УСН, Хозяйственная деятельность

Просим разъяснить вопрос по расчетам с помощью корпоративной карты.

В «АМБ-Экспресс» № 15 уже поднимался вопрос по корпоративной карте, но осталось неясно, когда же проводить списание. Мы поняли так: когда сотрудник снял деньги – Д 71 К 55, а потом через 3 дня – Д 55 К 51.

А если мы на УСН, когда эти расходы отражать в Книге учета (если товар приобретен в день снятия): когда получен чек из банкомата или когда деньги списаны с расчетного счета?

Как мы уже отмечали в № 15 «А-Э», согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному ЦБ РФ 24.12.2004 г. № 266-П, банковские платежные карты являются инструментом безналичных расчетов.

Корпоративная карта – это тоже банковская карта.

Просто получает эту карту не физическое лицо, а организация.

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией — эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).

Это означает, что держателем корпоративной карты может быть не один, а несколько сотрудников.

На корпоративную карту наносятся реквизиты сотрудника организации, который является держателем корпоративной карты.

Для совершения операций с корпоративными картами банк открывает специальный так называемый «карточный» счет.

Поэтому расчеты по корпоративным картам в соответствии с Планом счетов… учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках».

Деньги на корпоративной карте принадлежат организации, а рассчитывается ими физическое лицо.

Поэтому если работник осуществляет расчеты деньгами организации, деньги считаются выданными этому работнику под отчет:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 55

– отражено списание денежных средств с карточного счета.

Именно в этот момент списанные со счета организации деньги считаются выданными работнику под отчет.

Законодательство не запрещает выдавать деньги сотруднику на служебные расходы в безналичной форме.

Это подтверждает и Минфин РФ (письмо от 10.03.2011 г. № 03-03-06/1/131).

Поэтому в рассматриваемой ситуации применяется п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 г. № 373-П, согласно которому подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Поэтому работник должен предъявить документы, подтверждающие произведенные расходы, и слипы или квитанции банкомата (если он снимал наличные деньги).

Ведь если работник не представит подтверждающие документы, то будет считаться, что работник оставил деньги организации у себя.

Следовательно, возникнет задолженность работника перед организацией.

После представления работником подтверждающих расходы документов и авансового отчета задолженность работника будет погашена:

ДЕБЕТ 10 (41) КРЕДИТ 71

ДЕБЕТ 26 (60 и т.д.) КРЕДИТ 10 (41)

ДЕБЕТ 26 (60 и т.д.) КРЕДИТ 71.

Проводкой ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 отражается перевод денежных средств с расчетного счета на карточный счет.

В соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

Оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.

При этом расходы учитываются в составе расходов с учетом следующих особенностей:

– материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов), а также расходы на оплату труда – в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.

Аналогичный порядок применяется в отношении оплаты процентов за пользование заемными средствами (включая банковские кредиты) и при оплате услуг третьих лиц;

– расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, – по мере реализации указанных товаров.

Расходы, непосредственно связанные с реализацией указанных товаров, в том числе расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке, учитываются в составе расходов после их фактической оплаты.

Кроме того, расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

То есть расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, для признания расходов должно быть соблюдено три условия: расходы поименованы в перечне расходов, установленном ст. 346.16 НК РФ, оплата и документальное подтверждение.

Когда сотрудник рассчитывается корпоративной картой (снимает наличные деньги), он получает деньги под отчет.

Следовательно, даже при списании денег с карточного счета организации не происходит осуществление расхода, поскольку выдача денег под отчет не является оплатой расходов.

Поэтому эта операция в Книге учета доходов и расходов не отражается.

Когда сотрудник оформит авансовый отчет и приложит подтверждающие затраты документы, его задолженность перед организацией закроется.

Одновременно будут выполнены два условия: документальное подтверждении и оплата затрат.

И именно дата подписания авансового отчета будет являться датой осуществления расходов.