Однодневные командировки. Оформление и НДФЛ

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Ст. 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В письме от 14.02.2013 г. № 14-2-291 Минтруда и соцразвития РФ сообщило, что в настоящее время трудовым законодательством порядок оформления однодневных командировок не урегулирован.

На основании п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

Ни ТК РФ, ни Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, особенности оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках не устанавливаются, поэтому Инструкция продолжает применяться в части, не противоречащей ТК РФ и Положению № 749.

В соответствии с п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Вместе с тем согласно п. 7 Положения командировочное удостоверение оформляется с целью подтверждения срока пребывания в командировке.

Соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие работника будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетам по командировке.

В письме от 26.05.2008 г. № 03-03-06/2/60 Минфин РФ разъяснил, что оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше 1 дня на территории РФ соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения.

Поэтому с целью правильного документального подтверждения командировочных расходов при исчислении налога на прибыль при направлении работника в командировку продолжительностью не более 1 дня, по мнению Минтруда, допускается не оформлять командировочное удостоверение.

При этом согласно п. 11 Положения№ 749, при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Однако налоговики считали, что у работодателя отсутствует законодательно установленная обязанность по выплате своим работникам суточных при направлении их в однодневные командировки, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться (и фактически ежедневно возвращается) к месту своего постоянного жительства.

В связи с этим положение ст. 217 НК РФ в отношении выплаченных сумм не применяется и они подлежат обложению НДФЛ.

В постановлении от 11.09.2012 г. № 4357/12 Президиум ВАС РФ отметил, что суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Несмотря на то, что при направлении работников в однодневную командировку суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве, ст. 167, 168 ТК РФ предусмотрено возмещение работнику иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Применительно к положениям указанной нормы, указал Президиум ВАС РФ, размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 рублей.

Таким образом, выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.

Денежные средства (названные суточными), выплаченные работодателем своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, подлежащим обложению НДФЛ.

В письме от 06.03.2013 г. № 03-04-06/6472 Минфин РФ указал, что только суточные не требуют документального подтверждения их использования.

В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.

Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2 500 руб. при нахождении в заграничной командировке.