Заверение копий документов. И вновь запрет

(Письмо Минфина РФ от 29.10.2014 г. № 03-02-07/1/54849)

Ст. 93 НК РФ установлено, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

Согласно п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

В соответствии с п.п. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 г. № 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Минфин РФ считал, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов (письмо от 11.05.2012 г. № 03-02-07/1-122).

ФНС РФ в письме от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@ разъясняла, что могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом данное письмо было доведено до нижестоящих налоговых органов.

Однако чуть позже в письме от 02.10.2012 г. № АС-4-2/ 16459 ФНС РФ вслед за Минфином сообщила, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

В письме от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142 Минфин РФ сообщил, что могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

– обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

– исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

– обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

– осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Таким образом, Минфин РФ разрешил представлять документы в прошитом виде и заверять документ в целом, а не каждую страницу.

Но через полгода Минфин вновь передумал и в комментируемом письме подчеркнул, что НК РФ не предусмотрено представление в налоговый орган подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа.

И в доказательство своей новой позиции привел арбитражную практику.

В постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 г. № КА-А41/11390-09 указано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в п. 2 ст. 93 НК РФ, следует понимать удостоверение уполномоченным должностным лицом общества копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.

При этом исходя из буквального толкования названной нормы заверена должна быть копия каждого документа, а не подшивка этих документов.

В Постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2012 г. № А75-10184/2011 указано, что представление в налоговый орган заверенной подшивки документов свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом.