Порядок ведения трудовых книжек работников

(Письмо Минтруда РФ от 07.10.2020 г. № 14-2/ООГ-15729)

При приеме на работу работник представляет бумажную трудовую книжку и в этот же день подает заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Нужно ли делать в его трудовой книжке запись о наименовании работодателя, приеме на работу и выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде или можно сразу вернуть бумажную трудовую книжку работнику и не делать никаких записей?

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69.

В соответствии с ч. 3 ст. 66 ТК РФ и п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

П. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ установлено, что каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель, в соответствии с п. 4 ст. 2 Закона № 439-Ф?, З, обязан был уведомить по 30 июня 2020 г. включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Также в соответствии со ст. 2 Закона № 439-ФЗ работодатели в течение 2020 года должны осуществить мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии); подготовить обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ, обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

С учетом этого целесообразно выдавать уведомления работникам после проведенных работодателями в установленном порядке вышеуказанных мероприятий по мере готовности до 30 июня 2020 г.

Независимо от того, внесет ли работодатель изменения в локальные нормативные акты, коллективные договоры, соглашения, он обязан исполнять нормы Закона № 439-ФЗ.

Заявление о выбранном способе подается работником после выдачи работодателем уведомления, что позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах.

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В вышеизложенной ситуации Минтруд считает, что при приеме на работу в трудовую книжку работника следует внести запись о приеме на работу, уведомить работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности внести соответствующую запись в трудовую книжку.