Налогообложение подотчетных сумм

Тематики: УСН

(Письмо ФНС РФ от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@)

В ходе проведения мероприятий налогового контроля налоговым органом установлен факт перечисления денежных средств на банковские карты работников, а также снятия наличных денежных средств работниками.

Работодатель пояснил, что данные денежные средства перечислялись работникам в подотчет на хозяйственные нужды организации.

Руководствуясь тем, что организация применяет упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы», при которой заполнение графы «Расходы» в книге учета доходов и расходов не требуется, хранение первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, а также оформление авансовых отчетов должностными лицами обеспечено не было.

Налоговые органы денежные средства, перечисленные на банковские карты работников, расценили как доходы физических лиц, подлежащие налогообложению в порядке, установленном главой 23 НК РФ «Налог на доходы физических лиц».

В обоснование данной позиции ФНС РФ приведены следующие положения.

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов организаций, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н.

При этом, если налогоплательщиками, применяющими упрощенную систему налогообложения, выбран объект налогообложения в виде доходов, заполнение графы «Расходы» в книге учета доходов и расходов не требуется.

П. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что организации обязаны вести бухгалтерский учет.

В п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ указано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ также установлена обязанность налогоплательщиков в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

В связи с этим организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов соответствующими первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством.

Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

П. 1 ст. 226 НК РФ определено, что налоговый агент — российская организация, от которой или в результате отношений с которой налогоплательщик получил доходы, обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов (п. 5 ст. 346.11 НК РФ).

Тот факт, что стоимость приобретенных физическим лицом (сотрудником) товарно-материальных ценностей, в силу применяемого организацией специального налогового режима – упрощенной системы налогообложения, не подлежит отнесению на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ.

В соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.

В соответствии с п.п. 6.3 п. 6 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер должен оформляться согласно распорядительному документу организации либо письменному заявлению подотчетного лица.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных суммах, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение понесенных им расходов на хозяйственные нужды организации.

Если организация примет решение о необходимости возврата работником полученных под отчет денежных средств, то в случае возврата, доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет.