Изменение почтового индекса: какие последствия это может иметь для компании и ее покупателей?

Изменение почтового индекса организации вызывает вопросы как для самой компании, так и для ее контрагентов.

Уведомление налоговой инспекции

В соответствии с нормами ст. 2 Закона № 176-ФЗ от 17.07.1999 «О почтовой связи» почтовый индекс представляет собой условный цифровой код, который обозначает конкретный почтовый адрес.

Согласно п. 18 Правил оказания услуг почтовой связи^[1], почтовый адрес включает:

описание места нахождения пользователя услуг почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса
или обозначение с помощью символов адреса пользователя услуг почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.

Это означает, что каждый адрес содержит уникальный код (почтовый индекс и другие элементы адресации), позволяющий почтовой системе точно определить, куда доставить письмо или посылку.

Адрес, как определено в п. 1 ст. 2 Закона № 443-ФЗ от 28.12.2013 «О федеральной информационной адресной системе», – это описание местоположения, структурированное с учетом муниципального деления, которое может включать наименования улиц и цифровые или буквенные обозначения.

Данные об адресах хранятся в Государственном адресном реестре (п. 2 ст. 2 Закона № 443-ФЗ), который ведется с помощью Федеральной информационной адресной системы (ФИАС).

Почтовый индекс входит в состав сведений о местоположении, доступных в ФИАС, которая находится под управлением ФНС России.

Соответственно организация самостоятельно уведомлять регистрирующие органы об изменении индекса не должна.

Внесение изменений в учредительные документы

Юридический адрес организации должен быть указан в ЕГРЮЛ, а все элементы этого адреса (включая индекс) должны соответствовать данным Государственного адресного реестра.

По общему правилу, в случае изменения адреса юридического лица организация обязана в течение семи рабочих дней уведомить регистрирующий орган (п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Однако, если в Уставе организации указан адрес без почтового индекса (к примеру, г. Екатеринбург), то внесение изменений в учредительные документы не требуется.

Необходимость изменений в договорах, первичных документах и счетах-фактурах

Договоры с контрагентами

Согласно ст. 432 Гражданского кодекса РФ, договор считается заключенным, если стороны согласовали все существенные условия.

Почтовый индекс не является существенным условием, поэтому его изменение не делает договор незаключенным.

Тем не менее рекомендуется уточнить индекс с целью бесперебойного получения корреспонденции.

Первичные документы

Согласно ст. 252 НК РФ, расходы для целей налогообложения должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете») не включают адрес.

Однако индекс может быть указан в отдельных документах, таких как ТОРГ-12, акт выполненных работ.

Налоговые органы допускают ошибки в этих документах, если это не препятствует идентификации организации и других ключевых данных.

Ошибка в индексе не создает риска, так как он не мешает идентификации компании.

Счета-фактуры

В ст. 169 НК РФ указано, что обязательные реквизиты счета-фактуры включают адрес.

Однако п. 2 ст. 169 НК РФ допускает ошибки, не препятствующие идентификации сторон и товаров. Ошибка или отсутствие индекса не препятствует идентификации организации и не создает рисков для покупателя по отказу в вычете НДС.

Учитывая изложенное, можно сделать вывод, что изменение почтового индекса не создает для организации обязанности вносить изменения в учредительные документы, и не влияет на действительность договоров и документов для бухгалтерского и налогового учета.

^[1] Утверждены Приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382.