Как правильно написать служебную записку руководителю
Служебная записка — важный инструмент для коммуникации в корпоративной среде. Она помогает решить оперативные вопросы и структурировать рабочие процессы.
Правильное оформление и грамотное содержание служебной записки позволяют передать информацию руководству или коллегам наиболее точно и лаконично.
В публикации расскажем, что представляет собой служебная записка, для чего она предназначена, а также предоставим инструкцию по ее написанию и примеры.
Что такое служебная записка
Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого сотрудники могут информировать руководство о проблемах, предложениях, необходимости одобрения расходов и других вопросах, связанных с рабочим процессом.
Чаще всего такие записки составляются на имя непосредственного руководителя или другого ответственного лица и имеют официально-деловой стиль.
Для чего составляется служебная записка
Основное назначение служебной записки — официально зафиксировать сообщение, предложить решение проблемы или выразить просьбу.
Цели могут быть самыми разными:
— запрос на согласование бюджета для определенных нужд;
— информирование о возникших сложностях или предложениях по улучшению работы;
— отчет о проделанной работе или завершении проекта
— прочее.
Виды служебных записок
Служебные записки можно классифицировать по назначению:
— информационные — содержат информацию о выполненной работе, отчет по проекту;
— инициативные — содержат предложения по улучшению рабочих процессов;
— прошения и запросы — например, о закупке оборудования или выплате премии;
— корректирующие — сообщают о проблемах, возникших в процессе работы.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Служебная записка, докладная и объяснительная записки имеют схожие формы, но разные цели.
Так, служебная записка предназначена для решения текущих вопросов.
Докладная записка используется для подробного отчета, чаще всего содержит результаты анализа или предложений.
Объяснительная записка — объяснение сотрудником своих действий или причин допущенных ошибок.
Кто может написать служебную записку
Любой сотрудник организации имеет право составить служебную записку, если того требует выполнение его обязанностей.
Это может быть рядовой сотрудник, руководитель отдела или другой специалист.
Важно помнить, что служебная записка должна быть передана в письменном виде и подписана автором.
Как написать служебную записку
Для составления служебной записки нужно придерживаться нескольких основных правил:
1) Записка должна содержать вступление, основную часть и заключение.
2) Используйте деловой стиль, избегайте личных высказываний.
3) Формулируйте мысли четко, указывайте, к кому обращается записка и какова цель.
4) Следите за форматированием — дата, наименование адресата, подпись должны быть на своих местах.
Примерная структура служебной записки:
— «шапка»: укажите, кому адресована записка (ФИО и должность), укажите свои данные,
— тема: например, «О запросе на закупку оборудования» или «О премировании сотрудника»,
— суть: начните с краткого введения, затем четко и последовательно изложите суть проблемы, предложения или просьбы,
— решение: если служебная записка содержит проблему, укажите, какое решение предлагается,
— заключение: уточните, какие действия вы ожидаете от руководства, и поставьте свою подпись с указанием даты.
Пример служебной записки о премировании сотрудника
Генеральному директору ООО «Пример»
от начальника отдела продаж И.И. Иванова
О премировании
В связи с успешным выполнением плана продаж за III квартал текущего года прошу рассмотреть вопрос о премировании сотрудника С.А. Смирнова.
Сотрудник перевыполнил план на 30%, продемонстрировав высокий уровень профессионализма.
Прошу назначить премию в размере 10 000 рублей.
Пример служебной записки о покупке инвентаря
Начальнику отдела снабжения П.В. Сидорову
от сотрудника отдела А.Б. Петрова
О закупке инвентаря
В связи с повышенной нагрузкой на производственные линии возникла необходимость в закупке дополнительных комплектов инструментов. Прошу закупить: 5 наборов отверток, 3 дрели и 2 шлифовальные машины.
Данные инструменты необходимы для выполнения текущих задач производственного отдела.
Пример служебной записки об изменении зарплаты
Заместителю генерального директора А.В. Кузнецову
от менеджера отдела персонала И.И. Орлова
О повышении заработной платы
В связи с изменением квалификации и увеличением объема обязанностей, прошу рассмотреть вопрос о повышении оклада для сотрудника Е.В. Кравцовой.
Пример служебной записки о нарушениях в работе
Руководителю отдела безопасности
от начальника отдела кадров В.В. Смирнова
О нарушении трудовой дисциплины
25.08.2024 сотрудник К.А. Соколов неоднократно нарушил трудовую дисциплину. Предлагаю применить к сотруднику дисциплинарное взыскание в виде выговора.
Пример служебной записки на суточные
Финансовому отделу ООО «Пример»
от инженера П.М. Васильева
О выплате суточных
В связи с командировкой в город Екатеринбург на период с 10 по 15 сентября прошу выплатить суточные в установленном размере.
Служебная записка является важной частью документооборота, упрощает процесс коммуникации и позволяет руководителям и сотрудникам эффективно решать оперативные вопросы.
Знание правил оформления и наличие примеров помогут вам составить грамотный и лаконичный документ, соответствующий всем стандартам делового общения.
Все права на материалы защищены, многие статьи на нашем
сайте находятся в закрытом доступе.
Предлагаем зарегистрироваться или авторизоваться, чтобы продолжить чтение.
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Ваша подписка закончилась {{this.$store.state.user.subscribe_end}}.
Продлите подписку чтобы получить доступ к журналу.
Изменения в законодательстве происходят каждый день!
Не попадите под штрафы и налоговые проверки!
Для добавления комментариев необходимо авторизоваться.