Расходы на гостиницу в командировке

Тематики: Налог на прибыль организаций, Отвечает аудитор и юрист

Работник бронировал отель через Яндекс Бронирование, предоставил только чек и подтверждение от яндекс что было бронирование отеля в данный период, в письме так же указано что денежные средства не возвращались.

Акт по проживанию предоставлен не был.

Достаточно ли этих документов принятия для целей налогообложения?

Разъясняет ООО «Интерком-Аудит Екатеринбург»

Компания «Интерком-Аудит Екатеринбург» оказывает различные аудиторские услуги, консалтинговые услуги, юридические услуги, услуги по бухгалтерскому обслуживанию, также проводим оценку бизнеса и имущества.

С ценами на услуги можно ознакомиться в разделе Прайс-лист

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

— работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы в письменной форме:

1) командировочное удостоверение,

2) документы о найме жилого помещения,

3) документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой,

4) отчет о выполненной работе в командировке.

В соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы.

В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.

При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.

Из п. 7 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ «О ККТ» следует, что кассовый чек и БСО, помимо обязательных реквизитов, установленных для них этим законом, могут содержать любые иные дополнительные реквизиты, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (письмо ФНС России от 19.02.2019 № ЕД-4-20/2826).

Соответственно, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице только, если в него включены все сведения, перечисленные в п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг.

В этом случае письменная форма договора будет соблюденной и кассовый чек (БСО) будет выполнять одновременно роль договора и роль документа об оплате.

Обращаем внимание, что гостиницы предоставляют отчетные документы по запросам гостей.

Если указанных в п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов в кассовом чеке не содержится, могут возникнуть споры с ФНС.

Вместе с тем, подтвердить косвенно факт проживания работника в командировке могут проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.п.

Таким образом, если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.