Страховые взносы с подотчетных сумм

Тематики: Страховые взносы

Работнику на представительские расходы были выданы суммы подотчет. Работник остаток денежных средств в кассу работодателя не возвратил, бухгалтерия из его зарплаты удержаний не производила.

Нужно ли начислить страховые взносы с невозвращенного остатка подотчетных сумм?

Этот вопрос разъяснил Минфин России в письме от 30.04.2025 № 03-15-06/44169.

Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию, начисленные в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ, далее – НК РФ).

База для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в отношении физического лица с начала года нарастающим итогом (п. 1 ст. 421 НК РФ).

При этом суммы, указанные в ст. 422 НК РФ, в базу для исчисления страховых взносов не включаются.

В числе таких исключений – все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

При этом для признания выплат работнику компенсационными необходимо их документальное подтверждение.

Вместе с тем п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У определен порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица.

При этом работник — подотчетное лицо обязан в установленный локальным актом срок предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таким образом, если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами при соблюдении следующих условий:

целевое использование выданных под отчет сумм документально не подтверждено;
отсутствует факт возврата неизрасходованных подотчетных сумм в кассу (на расчетный счет) организации;
неизрасходованные подотчетные суммы у работника из заработной платы не удержаны.