Служебная командировка. Перерасход командировочных сумм

На вопросы читателей отвечает ООО «Интерком-Аудит Екатеринбург»
(343) 290-51-02, 290-51-12, 290-51-22  intercom@audit-ekb.ru  www.audit-ekb.ru

Работник организации при возвращении из командировки предоставил авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы. Работник потратил денег больше (50 000 руб.), чем ему было выдано (40 000 руб.), то есть по авансовому отчету есть перерасход (10 000 руб.). Руководитель организации утвердил авансовый отчет в сумме 50 000 руб.

1) В какой срок необходимо выплатить работнику перерасход по авансовому отчету?

2) В каком нормативном документе прописывается данный срок? Чем грозит нарушение срока?

3) Будет ли иметь значение для определения срока способ выдачи денежных средств: выдача из кассы или перечисление на зарплатную карту (назначение платежа – командировочные расходы)?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Данный порядок предусмотрен и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749.

П. 26 Положения установлено, что в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Согласно п. 11 Положения иные расходы возмещаются при условии, что они понесены работником с разрешения руководителя организации.

Также п.п. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусмотрено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Таким образом, из нормативно-правовых актов следует, что у работника, направленного в командировку, и получившего денежный аванс, возникает обязанность отчитаться в трехдневный срок после возвращения из командировки за израсходованные средства организации.

Обязанность по возмещению не согласованного с работодателем перерасхода у работодателя отсутствует.

Срок погашения перерасхода по командировке законодательно не установлен, он определяется внутренними локальными актами.

При этом желательно наличие письменного заявления работника, в котором указаны причины перерасхода, и решения работодателя о возмещении командировочных расходов в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте организации.

Если конкретные сроки возмещения расходов работодателем локальными нормативными актами не предусмотрены, то, считаем, что после представления и утверждения авансового отчета израсходованные средства должны быть возвращены работнику в разумный срок.

По нашему мнению, разумным сроком удовлетворения требований работника можно признать ближайший день для выплаты – например, заработной платы в организации.

При этом способ выдачи денежных средств: выдача из кассы или перечисление на зарплатную карту (назначение платежа – командировочные расходы) на разумность срока не влияет.

Балашенко Е.В., директор ООО «Интерком-Аудит Екатеринбург»