Трудовые книжки для работников. Учет и налогообложение

Вновь созданное ООО нанимает работников. Обязаны ли мы приобретать трудовые книжки и вкладыши? Как вести учет и какими налогами облагается выдача трудовых книжек и вкладышей?

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

То есть оформление трудовой книжки в указанных случаях является обязанностью работодателя.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 г. № 117н.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина РФ (далее – Изготовитель).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Согласно п. 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

П. 47 Правил установлено, что по общему правилу при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщики учитывают доходы от реализации и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 249 и 250 НК РФ.

Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведенные расходы, которыми в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, определены в ст. 251 НК РФ.

Данный перечень является исчерпывающим.

При этом такой вид доходов, как суммы, взимаемые работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, данный перечень не содержит.

Следовательно, учитывая, что взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них в ст. 251 НК РФ не поименована, доходы в виде вышеуказанной платы подлежат обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.

При этом поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом Федерального органа власти, затраты работодателя по приобретению указанных бланков являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Таким образом, если доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек (вкладышей в них), не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у налогоплательщика налогооблагаемой прибыли не возникает.

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина РФ от 19.05.2017 г. № 03-03-06/1/30818, ФНС РФ от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@.

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ.

Согласно ст. 146 НК РФ объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.

При этом особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения главой 21 НК РФ не установлено.

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.

Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения НДС (письма Минфина РФ от 19.05.2017 г. № 03-03-06/1/30818, ФНС РФ от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@).

В бухгалтерском учете операции с трудовыми книжками отражаются следующим образом:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»   КРЕДИТ 60

– затраты на приобретение бланков трудовых книжек отнесены в состав прочих расходов;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 60

– НДС, предъявленный продавцом;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 19

– «входной» НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 006

– бланки трудовых книжек приняты на забалансовый учет;

КРЕДИТ 006

– списание с забалансового учета бланка трудовой книжки, выданного работнику;

ДЕБЕТ 91   КРЕДИТ 68

– начислен НДС со стоимости выданного бланка трудовой книжки;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 73

– удержание стоимости бланка трудовой книжки из зарплаты работника;

ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 91

– возмещение стоимости бланка трудовой книжки учтено в составе прочих доходов.