Подтверждение расходов первичными учетными документами

(Письмо ФНС РФ от 16.06.2017 г. № ЕД-4-15/11485)

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходы признаются в целях налогообложения прибыли, если они подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Согласно ст. 313 НК РФ первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета.

На основании ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Таким образом, первичные учетные документы, составленные в электронной форме (в том числе товарная накладная), при наличии всех необходимых реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона № 402-ФЗ, могут служить основанием для подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций.

Согласно п.п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов является наличие подписи лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события (сделки, операции).

При этом порядок документооборота в организации, обеспечивающий соответствие информации документа, подписанного ответственным за оформление документа лицом, реальному факту хозяйственной жизни, определяется организацией самостоятельно, так как действующее законодательство такой порядок не регламентирует.

ФНС отметила, что с 1 июля 2017 года утратил силу приказ ФНС РФ от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов», утвердивший рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12(приказ ФНС РФ от 20.05.2016 г. № ММВ-7-15/329@).

В формате аналогичного по назначению первичного учетного документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме, утвержденном приказом ФНС РФ от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/551@, вступившем в силу с 9 января 2016 года, предусмотрена множественность подписи, позволяющаясформировать подписи не только лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, но и иных лиц, участвующих в совершении сделки, операции (элемент «подписант» в таблице 5.4 и таблица 5.23 «Сведения о лице, подписавшем информацию продавца в электронном виде (Подписант)»).

Одновременно для случаев подписания документа лицом, не участвующим непосредственно в отгрузке (передаче) товара (груза), в таблице 5.16 «Содержание факта хозяйственной жизни (3) – сведения о факте передачи (об отпуске груза) (СодФХЖЗ)» предусмотрена возможность отражениясведений о передавшем (отпустившем) товар (груз) лице без подписания им документа о передаче товара.