Корпоративные банковские карты

ООО хочет выдать корпоративные банковские карты нескольким работникам для ускорения расчетов с контрагентами.
Какие карты лучше: к расчетному или карточному счету? Как вести учет расчетов?

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» электронное средство платежа – это средство и (или) способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств составлять, удостоверять и передавать распоряжения в целях осуществления перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с использованием информационно-коммуникационных технологий, электронных носителей информации, в том числе платежных карт, а также иных технических устройств.

Таким образом, банковские платежные карты являются инструментом безналичных расчетов.

В соответствии с п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного ЦБ РФ от 24.12.2004 г. № 266-П, кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита – суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией — эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта как электронное средство платежа используется для совершения ее держателем операций за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией — эмитентом клиенту в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Предоплаченная карта как электронное средство платежа используется для осуществления перевода электронных денежных средств, возврата остатка электронных денежных средств в пределах суммы предварительно предоставленных держателем денежных средств кредитной организации — эмитенту в соответствии с требованиями Закона № 161-ФЗ.

Корпоративная карта – это тоже банковская карта.

Просто получает эту карту не физическое лицо, а организация.

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией — эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).

По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией — эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом) (п. 2.2, 2.3 Положения).

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре с клиентом.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета.

Клиент совершает операции с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт по банковскому счету (счет физического лица, индивидуального предпринимателя, юридического лица), открытому на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, заключаемого в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Корпоративная карта может быть «привязана» непосредственно к расчетному счету организации либо открывается специальный карточный счет.

На практике компании выбирают второй вариант, поскольку допустить работника к расчетному счету организации мало кто решается.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов… счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ и иностранных валютах, находящихся на территории РФ и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

В данном случае расчеты по корпоративным картам учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках».

Субсчет 55-4 можно назвать «Корпоративные карты».

Перечень операций, которые может осуществлять юридическое лицо, индивидуальный предприниматель с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, установлен п. 2.5 Положения № 266-П и включает в себя:

– получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

– оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

– иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

– получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

– оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

– иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

При этом кредитная организация — эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте РФ, которая может выдаваться клиенту — юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для вышеуказанных целей.

ЦБ РФ рекомендует кредитной организации — эмитенту установить для клиента — юридического лица, индивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средствв валюте РФ для вышеуказанных целей в сумме, не превышающей 100 000 рублей в течение одного операционного дня.

Деньги на корпоративной карте принадлежат организации.

Поэтому если работник осуществляет расчеты деньгами организации, деньги считаются выданными этому работнику под отчет.

Аналогично – если работник снимает с корпоративной карты наличные деньги.

Перечисление денег с расчетного на специальный счет организации:

ДЕБЕТ 55-4   КРЕДИТ 51

Списание с корпоративной карты денежных средств, выданных работнику под отчет:

ДЕБЕТ 71   КРЕДИТ 55-4.

Законодательство не запрещает выдавать деньги сотруднику на служебные расходы в безналичной форме.

Это подтверждает и Минфин РФ (письмо от 10.03.2011 г. № 03- 03-06/1/131).

В соответствии с п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Согласно главе 3 «Документы по операциям, совершаемым с использованием платежных карт» Положения № 266-П при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

– идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

– вид операции;

– дата совершения операции;

– сумма операции;

– валюта операции;

– сумма комиссионного вознаграждения (в случае невзимания комиссионного вознаграждения кредитная организация — эквайрер информирует держателя платежной карты соответствующей надписью об его отсутствии);

– код авторизации;

– реквизиты платежной карты.

Унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55 и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

После представления подотчетным лицом подтверждающих расходы документов и авансового отчета задолженность работника будет погашена.

Например, если работник оплатил посредством корпоративной карты материалы, то в бухгалтерском учете эта операция будет отражена следующим образом:

ДЕБЕТ 10   КРЕДИТ 60

– принятие к учету приобретенных материалов;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 60

– отражен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 19

– НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 60   КРЕДИТ 71

– оплата материалов подотчетным лицом.

Задолженность работника погашена.

Если организация применяет общую систему налогообложения, то датой осуществления материальных расходов в целях налогообложения прибыли признается:

– дата передачи в производство сырья и материалов – в части сырья и материалов, приходящихся на произведенные товары (работы, услуги);

– дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) – для услуг (работ) производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Если организация применяет УСН, то в соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

При этом материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов) учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.

Кроме того, расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

То есть расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Следовательно, для признания расходов должно быть соблюдено три условия: расходы поименованы в перечне расходов, установленном ст. 346.16 НК РФ, оплата и документальное подтверждение.

Поскольку сотрудник рассчитывается корпоративной картой, он получает деньги под отчет.

Следовательно, даже при списании денег с карточного счета организации не происходит осуществление расхода, поскольку выдача денег под отчет не является оплатой расходов.

Поэтому эта операция в Книге учета доходов и расходов при УСН не отражается.

Когда работник оформит авансовый отчет и приложит подтверждающие затраты документы, авансовый отчет будет утвержден, задолженность работника перед организацией закроется.

Одновременно будут выполнены два условия: документальное подтверждении и оплата

И именно дата подписания авансового отчета будет являться датой осуществления расходов.