У работника изменились персональные данные. Как заполнить Справку 2-НДФЛ и Расчет по страховым взносам

(Письмо ФНС РФ от 29.12.2017 г № ГД-4-11/26889@)

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС РФ от 30.10.2015 г. № ММВ-7-11/485@.

П. IV Порядка заполнения Раздела 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода» формы 2-НДФЛ установлено, что в поле «Фамилия, имя, отчество» указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность, в поле «Серия и номер» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

При заполнении поля «Адрес места жительства в Российской Федерации» указывается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Таким образом, подчеркивает ФНС РФ, раздел 2 Справки по форме 2-НДФЛ «Данные о физическом лице — получателе дохода» должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

При представлении налоговым агентом Справок по форме 2-НДФЛ в соответствии с Порядком и в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иного документа, подтверждающего данные о физическом лице (при отсутствии иных нарушений форматного контроля), такие сведения считаются прошедшими форматный контроль и подлежат приему в полном объеме.

В случае если у физического лица произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом Справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган, уточненная Справка по форме 2-НДФЛ не представляется.

Страховые взносы

П. 7 ст. 431 НК РФ предусмотрена обязанность плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, представлять в установленном порядке расчет по страховым взносам не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом, в налоговый орган по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений организаций, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Форма расчета по страховым взносам и порядок заполнения расчета утверждены приказом ФНС РФ от 10.10.2016 г. № ММВ-7-11/511@.

Порядком заполнения раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета установлено, что персональные данные физического лица — получателя дохода (в частности, фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность) указываются в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

При этом при заполнении расчета за расчетный (отчетный) период в разделе 3 расчета следует указывать актуальные персонифицированные сведения о застрахованных лицах по состоянию на дату формирования отчетности.

Кроме того, п. 7 ст. 431 НК РФ, а также контрольными соотношениями показателей формы расчета по страховым взносам, доведенными письмом ФНС РФ от 30.06.2017 г. № БС-4-11/12678@, предусмотрено, что в случае, если в представляемом расчете указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физических лиц, такой расчет считается непредставленным, о чем плательщику не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме (10 дней, следующих за днем получения расчета на бумажном носителе), направляется соответствующее уведомление.

В случае если от налогового органа плательщиком не получены в установленном порядке Уведомления об отказе (Уведомления об уточнении) либо требования о представлении пояснений или внесении соответствующих исправлений в расчет в связи с выявленными несоответствиями в персональных данных застрахованных физических лиц, то, считает ФНС, необходимости в представлении в налоговый орган уточненного расчета у плательщика не имеется.

Одновременно ФНС РФ сообщила, что в целях исполнения обязанностей, предусмотренных п. 2 ст. 230 НК РФ и п. 7 ст. 431 НК РФ, организациям, являющимся налоговыми агентами и плательщиками страховых взносов, необходимо проводить мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц — получателей доходов в целях представления в налоговые органы достоверных сведений.

Актуальными считаются персональные данные, заполненные в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность физического лица — получателя дохода, на дату представления в налоговый орган сведений (в том числе уточненных).