Заплатить за работника или выдать займ

Сотрудник отремонтировал машину (свою личную), просит оплатить ему ремонт от фирмы, а он потом будет возмещать из зарплаты в течение года.
Возможно ли это сделать, по сколько вычитать из зарплаты и как правильно это оформить? Или лучше как-то по-другому?

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Поскольку оплата организацией личных расходов работника не связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то такие расходы не будут учтены для целей налогообложения.

В ситуациях, аналогичных Вашей, на практике используется договор займа.

Согласно ст. 807 ГК РФ по договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.

В случае, когда займодавцем является юридическое лицо, договор займа должен быть заключен в письменной форме независимо от суммы.

В соответствии со ст. 809 ГК РФ если иное не предусмотрено законом или договором займа, займодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором.

То есть стороны договора самостоятельно определяют, будет ли заем беспроцентным или предполагается уплата процентов за пользование заемными денежными средствами.

При отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства займодавца, а если займодавцем является юридическое лицо, в месте его нахождения ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.

При отсутствии иного соглашения проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа.

Деньги по договору займа Вы передадите (перечислите) работнику.

С исполнителем работник рассчитается сам.

Также можно заключить договор целевого займа.

Ст. 814 ГК РФ установлено, что если договор займа заключен с условием использования заемщиком полученных средств на определенные цели (целевой заем), заемщик обязан обеспечить возможность осуществления займодавцем контроля за целевым использованием суммы займа.

В случае невыполнения заемщиком условия договора займа о целевом использовании суммы займа, а также при нарушении вышеуказанных обязанностей займодавец вправе потребовать от заемщика досрочного возврата суммы займа и уплаты причитающихся процентов, если иное не предусмотрено договором.

В данном договоре можно отразить условие о переводе суммы займа на счет контрагента работника.

Но проще и безопаснее для организации выдать (перечислить) сумму займа работнику.

Заемщик обязан возвратить займодавцу полученную сумму займа в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа.

Если иное не предусмотрено договором займа, сумма беспроцентного займа может быть возвращена заемщиком досрочно.

Сумма займа, предоставленного под проценты заемщику-гражданину для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, может быть возвращена заемщиком-гражданином досрочно полностью или по частям при условии уведомления об этом займодавца не менее чем за 30 дней до дня такого возврата.

Договором займа может быть установлен более короткий срок уведомления займодавца о намерении заемщика возвратить денежные средства досрочно (ст. 810 ГК РФ).

Работодатель вправе производить ежемесячные удержания из заработной платы работника только в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.

Никакие другие дополнительные вычеты из заработной платы по решению работодателя не допускаются.

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

В названных статьях речь идет об удержаниях из заработной платы, которые производятся независимо от волеизъявления работника с целью погашения задолженности работника перед работодателем или иными лицами.

В письме от 26.09.2012 г. № ПГ/7156-6-1 Роструд разъяснил, что в ситуации погашения займа путем удержаний из зарплаты работника речь идет не об удержании, а о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой.

Поэтому работник может распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, в том числе путем погашения займа, представив соответствующее заявление в бухгалтерию работодателя.

При этом положения ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний в данном случае не применяются.

То есть работник и работодатель вправе указать в договоре любой размер суммы и порядок возврата займа.

Согласно п.п. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, является материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей.

В соответствии с п.п. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами налоговая база по НДФЛ определяется как превышение суммы процентов за пользование заемными (кредитными) средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из двух третьих действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора.

П.п. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ установлено, что дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства.

На основании ст. 226 НК РФ при выдаче займа организация признается налоговым агентом по НДФЛ.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме.

При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме.

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Поскольку сумма НДФЛ с дохода в виде материальной выгоды удерживается из зарплаты работника, то перечислять НДФЛ в бюджет организация должна не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.