Списание ГСМ

У организации много инструмента бензинового. Хотим закупать бензин на АЗС и заправлять инструмент.
Как списывать ГСМ? Смотреть примерный расход в паспортах и списывать по мере заправки или закупить сразу бочку и списать до следующей закупки? Какой вариант более удобный и проводки?

Согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденному приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н, к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

– используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

– предназначенные для продажи;

– используемые для управленческих нужд организации.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся, в частности, суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов… счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

– 10-1 «Сырье и материалы»;

– 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

– 10—3 «Топливо».

На субсчете 10-3 «Топливо» учитывается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого (уголь, торф, дрова и др.) и газообразного топлива.

Фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) или другими соответствующими счетами.

При выбытии материалов (продаже, списании, передаче безвозмездно и др.) их стоимость списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).

Если Вы приобретаете бензин в бочках, то:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо»   КРЕДИТ 60

– приобретение топлива.

Если организация является налогоплательщиком НДС, то:

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 68

– отражен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 19

– НДС принят к вычету.

В соответствии с п. 47 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Материалы отпускаются с центральных (головных) складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделенияорганизации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями).

При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Организация может осуществлять отпуск материалов или их отдельных групп, видов, наименований своим подразделениям без указания назначения.

В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения.

В качестве первичных учетных документов по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации могут использоваться унифицированные формы требование-накладная (форма № М-11), накладная (форма № М-15).

Накладные на внутреннее перемещение материальных ценностей подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производятся на основании указанного выше акта.

Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией (п. 92, 93, 98, 100, 130 Метод-указаний).

Внутреннее перемещение топлива со склада в подразделение:

ДЕБЕТ 10 (подразделение)   КРЕДИТ 10 (склад).

Списание фактически израсходованного топлива:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26)   КРЕДИТ 10 (подразделение).

Если Вы будете приобретать бензин на АЗС периодически, то данные операции в бухучете отражаются так же, как Вы отражаете приобретение ГСМ для автомобилей.

Если бензин будет приобретаться за наличные деньги подотчетным лицом:

ДЕБЕТ 71   КРЕДИТ 50

– выданы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 10   КРЕДИТ 71

– оприходован бензин после представления авансового отчета;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 71

– отражен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 19

– НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26)   КРЕДИТ 10

– стоимость ГСМ включена в затраты.

Если Вы используете топливные карты, то, как разъясняет УФНС по г. Москве в письме от 30.06.2010 г. № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара.

Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре.

В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам.

В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

На основании этих документов Вы будете знать, какое количество топлива приобретено за месяц, какой марки и стоимости.

В бухгалтерском учете:

ДЕБЕТ 60 (аванс)   КРЕДИТ 51

ДЕБЕТ 10   КРЕДИТ 60

– бензин, отпущенный по топливной карте, принят к учету;

ДЕБЕТ 60   КРЕДИТ 60 (аванс)

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26)   КРЕДИТ 10

– стоимость бензина учтена в расходах.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденному приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н, расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (с учетом положений п. 3 Положения).

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

– расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

– сумма расхода может быть определена;

– имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Следовательно, организация может самостоятельно утвердить нормы списания бензина в Вашем случае, в том числе и использовать данные паспортов на инструменты.