Новые требования к оформлению бухгалтерских документов. К чему готовиться

В № 23 «А-Э» в статье «Новые требования к оформлению документов» мы рассказали о новых общих правилах оформления документов.

В данной публикации рассмотрим проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», разработанный Минфином РФ, с предполагаемым вводом в действие с 2020 года.

Новый стандарт устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций государственного сектора.

Стандарт регулирует:

– требования к документам бухгалтерского учета;

– подписание и исправление документов бухгалтерского учета;

– хранение документов бухгалтерского учета;

– документооборот в бухгалтерском учете.

Под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета.

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещения в архив, др.).

Отметим новые требования:

1. Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке.

Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

Исключения предусмотрены для случаев места ведения деятельности за пределами РФ.

2. Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся в рублях независимо от фактической валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом.

Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях.

3. При создании первичных учетных документов экономический субъект вправе:

– оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;

– оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (например, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал, др.), определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату;

– использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные в процессе деятельности экономического субъекта для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом и т.п. (например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет), при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета.

4. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.

Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

5. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета, на территории РФ.

6. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Для целей настоящего Стандарта под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения экономического субъекта, договоры займа, кредита, товарного и коммерческого кредита.

7. Экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополнительные к обязательным реквизитам, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете».