Истребование документов при налоговой проверке. Как заверить копии

(Письмо УФНС по г. Москве от 14.08.2018 г. № 24-15/176045@)

Документы, которые истребуются налоговым органом в порядке ст. 93 НК РФ, должны представляться в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий в силу прямого указания абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ.

Заверенной копией документа в этом случае Минфин РФ в письме от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142 рекомендует считать такую копию документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Рекомендуя вышеуказанное определение понятия заверенной копии документа, Минфин РФ основывается на положениях Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

– слово «Верно»;

– наименование должности лица, заверившего копию;

– его собственноручную подпись;

– расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

– дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

При этом НК РФ не требует указания в заверительной надписи сведений о месте хранения документа.