Аренда автомобиля в командировке

Тематики: Налог на прибыль организаций, НДФЛ, Общие вопросы налогообложения

(Письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.01.2019 г. № 13-11/011687@)

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления работников в служебную командировку работодатель возмещает указанным лицам связанные со служебными командировками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 26 которого предусмотрено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой.

Состав командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, установлен в п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом перечень таких расходов является открытым.

Вместе с тем в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

НК РФ не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству РФ.

Между тем ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации.

При этом актуальными продолжают оставаться унифицированные формы первичных документов.

Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

П. 1 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Чиновники разъяснили, что ТК РФ и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Под каршерингом понимается предоставление физическим лицам для целей, не связанных с осуществлением такими физическими лицами предпринимательской деятельности, транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификации.

Исходя из вышеизложенного, суммы оплаты организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ.

При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля.

В иных случаях данные расходы подлежат налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке.