Аренда автомобиля работника. Отделить свое от общего

Тематики: Налог на прибыль организаций, Хозяйственная деятельность

Сотрудники частного охранного предприятия ездят по объектам на своих автомобилях. Планируется заключение договора аренды транспортного средства без экипажа с каждым сотрудником.

Встает вопрос: как отразить, что автомобиль будет арендоваться только в рабочее время с 9 до 18 ч, а в остальное время работник использует свой автомобиль в личных целях и, соответственно, расходы по эксплуатации автомобиля, в том числе ремонт и техническое обслуживание, которые по договору аренды транспортного средства без экипажа являются обязательным пунктом?

Согласно ст. 642 ГК РФ подоговору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользованиебез оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

Поэтому арендатор (организация) закрепляет своего работника (в данном случае арендодателя) за арендованным автомобилем.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

То есть проведение ремонта автомобиля является обязанностью арендатора даже если стороны в договоре захотят отразить иное.

И неважно, сколько времени в течение дня автомобиль используется в производственных целях, а сколько – в личных.

Ст. 645 ГК РФ установлено, что если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

То есть в данном случае договором аренды автомобиля может быть предусмотрено, что расходы на содержание автомобиля, страхование и расходы, возникающие в связи с эксплуатацией автомобиля, несет арендодатель.

Однако в случае текущего и капитального ремонта выбора у сторон договора нет.

Осуществлять ремонт обязан исключительно арендатор.

А в отношении расходов на ГСМ, например, можно прописать в договоре любой вариант:

– либо данные расходы несет арендодатель;

– либо – арендатор.

В соответствии со ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.

Указанное положение применяется также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено.

То есть расходы на ремонт арендованного автомобиля организация-арендатор учтет в составе прочих расходов как для целей налогообложения прибыли, так и при применении УСН (п.п. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если договором аренды установлено, что арендатор несет расходы по содержанию автомобиля и расходы, возникающие в связи с эксплуатацией автомобиля, то арендатор вправе учесть расходы на ГСМ.

Для того, чтобы не оплачивать ГСМ, используемые для личных поездок работника-арендодателя, нужно учесть следующее.

ВАС РФ в Определении от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13 указал, что при отсутствии в путевом листе информации о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций.

Минфин РФ в письме от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 разъяснил, что организации, на которых положения приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

По мнению Минфина, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р (письмо Минфина РФ от 27.01.2014 г. № 03-03-06/1/2875).

ФНС РФ в письме от 16.07.2010 г. № ШС-37-3/6848 сообщила, что путевой лист содержит строки для всей информации, необходимой для идентификации перевозки и определения ее параметров, в том числе и показатели спидометра.

Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива.

Стоимость топлива, использованного в отчетном периоде для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, согласно п.п. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов.

В случаях, если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле «показания спидометра» соответствующей формы путевого листа.

При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля.

Такие данные необходимы при использовании сотрудниками организации личного автомобиля в служебных целях.

Путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

При этом первичные документы составляются так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Данный порядок не зависит от того, какие автотранспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик в своей производственной деятельности (письмо УФНС РФ по г. Москве от 07.07.2008 г. № 20-12/064123.2).

Таким образом, по показаниям путевых листов арендатор сможет определить, какое количество ГСМ было использовано при поездках в рабочее время.

Порядок определения количества ГСМ, которое будет оплачивать организация-арендатор, лучше прописать в договоре аренды автомобиля.

Бухгалтера выбирают журнал «Академия Бизнеса» в работе

Предоставим доступ к сайту и закрытым материалам для бухгалтера

Получить доступ