Свежий номер: № 23 (60) – Июнь 2021

Архивирование документов

Статья в журнале: №1 (661) — Январь 2005 , опубликовано 12.01.2005

При архивировании документов мы пользуемся мощным степлером. Можно ли сшивать документы за левый верхний угол степлером? Это удобно.

Существуют ли обязательные правила архивирования?

В настоящее время порядок хранения документов организаций регламентируется, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Указаниями по применению Перечня типовых управленческих документов… установлено, что сроки хранения документов, данные в графе № 3 Перечня, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.

При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.

Государственные, муниципальные организации – 10 лет.

Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Способы скрепления документов при их хранении Перечень… не определяет.

Указания по применению Перечня также устанавливают порядок отбора документов на постоянное, временно хранение или уничтожение.

Основные правила работы архивов организаций распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности.

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться Правилами… при организации и обеспечении работы своих архивов.

П. 3.6 данных Правил… предусмотрено, что в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:
– подшивку или переплет дела;
– нумерацию листов дела;
– составление листа-заверителя;

– составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

– внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Относительно способа скрепления документов в п. 3.6.3 Основных правил… сказано следующее.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Данные Правила… также описывают порядок ведения номенклатуры дел, составления описи документов и т.п.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (обязательно к применению для всех организаций, за исключением банков) устанавливает, что кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений (п. 6.4 Положения…).

Таким образом, кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки банка с относящимися к ним документами обязательно переплетать.

Остальные бухгалтерские документы могут быть просто подшиты в папках.

Запрета на скрепление документов степлером внутри папок нет.

Таким образом, если Ваша организация не относится к организациям, для которых обязательны Основные правила работы архивов организаций, то бухгалтерские документы Вы должны хранить в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, а прочие документы (так как форма хранения и скрепления для них не установлена) можно архивировать любым удобным для Вас способом, при котором будет обеспечена их сохранность в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Распечатать статью Добавить в избранное Добавить в избранное

© 2010-2021 «АБ-Экспресс» — журнал для налогоплательщиков. Издательство АБ-Экспресс. Все права на материалы сайта принадлежат ООО "Академия Бизнеса Экспресс" и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: adm@ab-express.ru