Безналичный подотчет

Тематики: Бухгалтерский практикум, НДС

Покупку материалов по счету директор оплатил со своей карты. Счет-фактура и накладная выписаны на его имя. Возможно ли провести покупку по авансовому отчету (71 счет) и включить в базу по НДС?

Обращение банковских карт в РФ регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 г. № 266-П, в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

Минфин РФ полагает, что сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить на организации с типом транзакций (помимо расчетов по оплате труда в рамках «зарплатных» проектов) по расчетам с подотчетными лицами.

Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

Минфин РФ рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (письмо от 05.10.2012 г. № 14-03-03/728).

Суды также не находят ничего противозаконного в перечислении подотчетных сумм на банковскую карточку работников.

Возможность перечисления денежных средств под отчет на банковскую карточку подотчетного лица должна быть установлена локальным нормативным актом предприятия, в частности, приказом руководителя предприятия.

Директор организации по отношению к организации-работодателю признается работником организации.

Авансовый отчет работнику, получившему деньги в безналичной форме для исполнения служебного задания, нужно оформить, а бухгалтеру следует отражать расчеты с таким работником с применением счета 71.

В Указаниях по применению формы № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55, сказано, что эта форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

При этом не уточнено, в какой именно форме работнику выдавались деньги.

Кроме того, ст. 272 НК РФ предусмотрено, что некоторые расходы (командировочные, представительские) признаются на дату утверждения авансового отчета.

Таким образом, «подотчетнику», получившему деньги в безналичной форме, следует составить авансовый отчет.

Что касается счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», то он предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств (а не только со счетом 50 «Касса»).

Согласно ст. 143 НК РФ налогоплательщиками НДС признаются:

– организации;

– индивидуальные предприниматели;

– лица, признаваемые налогоплательщиками НДС в связи с перемещением товаров через таможенную границу Таможенного союза, определяемые в соответствии с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством РФ о таможенном деле.

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).

В счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны, в частности, наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя.

В соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории РФ.

Налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Вычетам подлежат только суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав и при наличии соответствующих первичных документов.

Таким образом, продавец должен выставлять счет-фактуру на имя налогоплательщика.

В Вашем случае – на имя Вашей организации.

Только в этом случае предъявленный НДС можно принять к вычету.

Соответственно, и товарная накладная должна быть выписана на имя организации.

Если в соответствии с Уставом организации директор организации имеет право выступать от имени организации без доверенности, то в данном случае выписывать ему доверенность на получение ТМЦ не нужно.

Чтобы предъявить «входной» НДС к вычету, Вам нужно попросить поставщика выставить новые счет-фактуру и товарную накладную на имя организации.