Безотчетные авансы. Чем грозит отсутствие авансовых отчетов

1. Какая предусмотрена ответственность, если в ходе налоговой проверки обнаружится отсутствие части авансовых отчетов?

2. Каким органом устанавливается размер прожиточного минимума в Свердловской области, где публикуется и какова периодичность его определения?

1. Согласно п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей) в течение четырех лет.

Авансовые отчеты являются первичными учетными документами (унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55).

Ст. 120 НК РФ предусматривает взыскание с налогоплательщиков штрафов за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, отсутствие первичных документов.

Размер штрафа по п. 1 ст. 120 НК РФ может составлять 5 тыс. руб. (если налоговая база не оказалась занижена).

А если в результате грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения была занижена налоговая база, то размер штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

В Вашем случае (при обнаружении налоговиками факта отсутствия авансовых отчетов) речь наверняка пойдет о занижении налоговой базы.

Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

А согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» эта форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Кроме того, в соответствии с п.п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ именно дата утверждения авансового отчета признается при методе начисления датой осуществления расходов на командировки, на содержание служебного транспорта, на представительские расходы, на иные подобные расходы.

Таким образом, при отсутствии авансовых отчетов налоговики наверняка исключат из налоговой базы те расходы, которые должны были подтверждаться этими авансовыми отчетами, и, соответственно, доначислят Вам налог и пени.

Конечно, Вы можете попытаться отстоять свое право учитывать указанные расходы, предъявив проверяющим другие подтверждающие расходы документы (например, кассовые и товарные чеки, билеты и т.п.).

Однако нередко суды в случае отсутствия авансовых отчетов поддерживают налоговиков (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 17.09.2007 г. № Ф09-7512/07-С3, постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 г. № А56-27875/2005).

За неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильно исчисления налоги или других неправомерных действий (бездействия) ст. 122 НК РФ предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога.

Обратите внимание на то, что налоговики в случае занижения налоговой базы могут привлечь Вашу фирму к ответственности либо по п. 3 ст. 120 НК РФ, либо по ст. 122 НК РФ.

Оштрафовать налогоплательщика сразу по обеим этим статьям за одно и то же нарушение проверяющие не вправе (на это указал Конституционный Суд РФ в определении от 18.01.2001 г. № 6-О).

С учетом вышеизложенного, Вам следует предпринять меры по восстановлению отсутствующих авансовых отчетов, чтобы избежать доначисления налогов, пени и штрафа.

2. Величина прожиточного минимума в Свердловской области устанавливается постановлениями Правительства Свердловской области, которые публикуются в «Областной газете».

Согласно ст. 5 Областного закона Свердловской области от 04.01.1995 г. № 15-ОЗ «О прожиточном минимуме в Свердловской области» величина прожиточного минимума в Свердловской области определяется ежеквартально и устанавливается Правительством Свердловской области на очередной квартал не позднее чем за 15 дней до его начала.