Быстрый документооборот. Что запрещено и что разрешено

Из вопроса неясно, о каких документах идет речь. Что Вы подразумеваете под письмами?

Если это обычная деловая переписка, не обязывающая стороны к совершению каких-либо действий, то никаких требований к форме переписки не установлено.

Если речь идет о договорах, первичных учетных документах, счетах-фактурах, доверенностях, то здесь очень много сложностей и спорных моментов.

Согласно ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Сделки же совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ).

Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки (ст. 161 ГК РФ).

При этом в соответствии со ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ (ст. 434 ГК РФ).

По общему правилу, установленному ст. 433 ГК РФ, договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

Ст. 435 ГК РФ признает офертой адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

Ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии признается акцептом.

Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора считается акцептом.

Согласно ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Таким образом, печать вообще не является обязательным реквизитом договора.

П. 2 ст. 160 ГК РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

То есть ГК РФ допускает факсимильную (электронную) форму договора (подписи, печати), но при условии соглашения сторон.

Следовательно, чтобы договор, отправленный по факсу, был признан действительным, в договоре следует предусмотреть условие (отдельный пункт) о том, что факсимильные копии договора имеют юридическую силу.

Так, суды приходят к выводу о несоблюдении сторонами письменной формы соглашения и его незаключенности в случаях, когда договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений.

Доводы компаний об использовании факсимиле при подписании документов в качестве обычая делового оборота не соответствуют п. 2 ст. 5 ГК РФ, которым установлено, что обычаи делового оборота, противоречащие обязательным для участников соответствующего отношения положениям законодательства или договору, не применяются (Определение ВАС РФ от 17.12.2009 г. № ВАС-16259/09).

ФАС Уральского округа в постановлении от 17.11.2010 г. № Ф09-9123/10-С5 указал, что согласно ч. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети Интернет, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ.

Рассматриваемый судом договор заключен путем обмена документами с применением факсимильной связи.

Поскольку возможность заключения его таким способом предусмотрена названным соглашением сторон, суд правомерно признал его допустимым доказательством.

Чаще всего покупатели не возвращают вторые экземпляры товарных накладных.

Согласно ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132.

Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется товарная накладная (форма № ТОРГ-12), которая составляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-­материальные ценности, и является основанием для их списания.

Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

П. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н, установлено, что первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

Формой № ТОРГ-12 предусмотрено наличие подписей отпускающей и принимающей груз стороны, а также наличие печатей обеих сторон.

Чиновники однозначно заявляют, что ввиду отсутствия личных подписей уполномоченных лиц факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС по г. Москве от 25.01.2008 г. № 20-12/05968).

О том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, говорит и Минфин РФ (письмо от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404).

По мнению некоторых арбитражных судов первой инстанции факсимильное воспроизведение подписи является аналогом соб­ственноручной подписи, и допускается при совершении сделок.

В нормативных актах не содержится запрета на использование факсимильного воспроизведения подписи в первичных бухгалтерских документах, какими являются накладные.

ФАС Центрального округа в постановлении от 09.10.2007 г. № А09-8896/06-4 в качестве обязательного условия для признания правомерности использования факсимильной копии документов указал наличие письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи.

А использование факсимиле в договоре должно быть оговорено непосредственно в тексте договора.

Однако далее суд заявил, что законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

К таким документам, в том числе относятся и товарные накладные по форме № ТОРГ-12, поскольку они являются первичной учетной документацией по учету торговых операций.

Обосновывают свою позицию арбитры отсылкой на ст. 9 Закона о бухучете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Только собст-
венноручная подпись

Раз подпись на факсимильных накладных не собственноручная, значит накладные составлены с нарушением требований действующего законодательства и не могут служить доказательством совершения сделки купли-продажи и подтверждать факт передачи товара покупателю и возникновение у последнего в этой связи обязанности по его оплате.

Аналогичная позиция и у Высшего Арбитражного Суда РФ (Определение от 07.02.2008 г. № 653/08).

Но ВАС РФ в письме от 25.05.2004 г. № С1-7/УП-600 привел информацию о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии с содержащимися в АПК РФ отсылочными нормами.

Так, положения ст. 75 АПК РФ не применяются ни к Закону о бухучете, ни к НК РФ.

Следовательно, для целей бухгалтерского и налогового учета документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, не допускаются в качестве письменных доказательств.

Поэтому продавец может воспользоваться факсимильной копией товарной накладной для своевременного списания товаров.

ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 28.02.2007 г. № А19-11375/06-33-Ф02-663/07 признал правомерной ситуацию, при которой документы, подтверждающие факт оприходования (квитанции о приеме груза от поставщика перевозчиком и товарные накладные), первоначально направлялись от поставщиков к налогоплательщику посредством факсимильной связи в день совершения хозяйственной операции или на следующий день, впоследствии поставщик и налогоплательщик обменивались подлинными экземплярами.

При этом суд указал, что налоговики во время встречной проверки могут получить у покупателя сведения о поставщике (в том числе и оригинал товарной накладной).

При этом суд допускает обмен документами посредством факсимильной связи только как промежуточный вариант.

Сделки могут быть двух- или многосторонними (договоры) и односторонними.

Односторонней считается сделка, для совершения которой в соответствии с законом, иными правовыми актами или соглашением сторон необходимо и достаточно выражения воли одной стороны.

В соответствии со ст. 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

К односторонним сделкам соответственно применяются общие положения об обязательствах и о договорах постольку, поскольку это не противоречит закону, одностороннему характеру и существу сделки (ст. 156 ГК РФ).

Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность = односторонняя сделка

На основании этих норм арбитражные суды приходят к выводу, что доверенность является односторонней сделкой, к которой в соответствии со ст. 156 ГК РФ применяются общие положения об обязательствах и договорах.

Таким образом, к доверенности применяются положения ст. 160 ГК РФ о письменной форме сделки.

Законом или иными правовыми актами использование факсимиле доверенности не предусмотрено, соглашение сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г. № А11-1742/2003-К1-10/164).

ФАС Уральского округа считает доверенности с факсимильным воспроизведением подписи неподписанными, а, значит, недействительными (постановление от 05.04.2010 г. № Ф09-2085/ 10-С3).

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Минфин РФ указывает, что использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено.

Поэтому счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма от 01.06.2010 г. № 03-07-09/33, от 17.09.2009 г. № 03-07-09/48).

Однако НК РФ и не содержит запрета на проставлении на счете-фактуре факсимильной подписи.

ФАС Уральского округа неоднократно указывал, что факсимильная подпись не является копией подписи, а является способом выполнения оригинальной личной подписи, и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле (постановление ФАС Уральского округа от 15.11.2010 г. № Ф09-9293/10-С3, Определение ВАС РФ от 19.02.2010 г. № ВАС-755/10).

А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 11.05.2011 г. № А45-15053/2010 обратил внимание также на то, что действующее налоговое законодательство не содержит требований о регистрации исключительно оригиналов счетов-фактур, полученных от поставщиков, и не предусматривает запрета на предъявление счета-фактуры покупателю путем использования факсимильной связи или какого-либо ограничения ее использования.

ФАС Московского округа в постановлении от 16.02.2010 г. № КА-А41/338-10 указал, что наличие факсимильной подписи на счетах-фактурах ООО само по себе не искажает сведения о контрагенте налогоплательщика, о стоимости и объеме выполненных работ (услуг), притом что налоговая инспекция не доказала, что такая подпись проставлена неустановленным лицом.